進行合理的組織工作

《思考的人》一書的作者詹姆斯·艾倫說：“工作目的、工作任務明確后，能不能很好地實現，就在于進行合理的組織工作。”

組織工作首先要做好選擇，剔除那些沒有什么價值或者只有很小意義的工作，接著再排除那些雖然有價值但由別人干更合適的工作，最后再剔除那些你認為以后再干也不要緊的工作。

對于那些必須目前就干的工作，也要很好地進行組織。詹姆斯·艾倫所推薦的組織工作的方法有如下幾條：

(1)綜合

即在同一時間內綜合進行多項工作。我們說，辦事要有順序，并不是說同一時間內只能辦一件事，而是運用系統論、運籌學等原理，可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中，把工作單方向一件一件依次進行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個一個地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項工作綜合起來統一安排，效率就會大大提高。

(2)結合

即把若干步驟結合起來，例如有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯系，實質上又是服務于同一目的的，因而可以把這些工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復勞動的時間。

(3)重新排列

也就是要考慮做工作時采取什么樣的順序最合理，要善于打破自然的時間順序，采取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。例如一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那么就應該把休息時間提前，從床上移到其他地方，如在公共汽車上趁機閉目養神，以保證晚上精力充沛。假如你是一個業余作者，白天不容你靜下來構思作品，晚上又難以入睡，不妨在此時讓思緒遨游一番。

(4)變更

即改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對現行的手段方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題，即找出那些不合理和無效的部分，加以改進，使之與實現目標要求相適應；一種是“獨創改善方式”，即不受現行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎上，提出實現目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。

(5)穿插

盡可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰，如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。又如上午在辦公室開會，下午到群眾中去搞調查研究，等等。

(6)代替

即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周里，可用電話來代替出訪。

(7)標準化

即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對于經常性的詢問，事先可準備好標準答復。