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物業檔案管理制度制定篇一

為了規范人事檔案管理過程，實現人事檔案管理統一標準、統一模式，從而提高檔案管理質量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。

佳兆業物業管理公司本部及各下屬分公司。

統一領導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；

4.1本部人力資源職能部門

4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。

4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。

4.1.3監督各下屬分公司的人事檔案管理工作。

4.2各下屬分公司人力資源職能部門

4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務中心a系列員工的人事檔案。

4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

4.2.3監督各物業服務中心的人事檔案管理工作。

4.3各物業服務中心

4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務中心b系列員工的人事檔案。

4.3.2負責b系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

5.1人事檔案管理流程

5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學歷和專業資質證書、驗證證明、離職證明、規章制度培訓確認、發放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的`人事異動、薪資、培訓等文件。

5.3檔案編碼

5.3.1檔案編碼按服務中心、部門、員工工號進行編碼。

5.3.2 e—hr系統中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為a。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序a00012”。

5.4檔案查閱權限

5.4.1物業公司總經理、本部人力資源職能部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

5.4.2各分公司總經理、人力資源部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。

5.4.3各服務中心負責人可查閱其下屬b系列員工的檔案。

5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

5.5人事檔案借閱手續

由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務中心）負責人核準并備案。

5.6檔案調動

跨公司調動，在接到有關通知文件后5個工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

5.7離職員工檔案

5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。

5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責人——人力資源職能部門分管高管——總經理審批后，進行粉碎處理。

5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。

5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。

5.10人事檔案的保管應嚴格按照統一的歸檔標準分類，按服務中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規范。

6.1本制度由物業公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執行。

6.2附件

人事檔案資料封面

人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（b系列員工）

佳兆業物業管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日

物業檔案管理制度制定篇二

●檔案管理規定

1、檔案資料由經理負責監督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關物業的驗收檔案、圖紙、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經經理許可,任何人不得動用。

3、物業檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業檔案在歷任經理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續,經認可后方可離開。

6、物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經經理書面認可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。

9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的,公司將視情節追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

●小區管理保密規定

1、公司、物業內部資料,業主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯系電話、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

2、業主/住戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管,內務管理員休假時,由經理指定者方可代為執行以上事務。

4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業主/住戶的聯系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類規章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。

6、公司發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

8、員工因執行保密規定不當,致使公司、業主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

●小區檔案資料

1、小區驗收檔案:

1)小區土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。

2)小區各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

3)小區機電設備保養合約。

4)小區公共區域設施設備驗收記錄。

5)小區公共區域設施設備移交記錄。

6)單元驗收及移交記錄。

2、小區二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續。

2)二次裝修期間管理處監督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區住戶入伙資料。

2)小區住戶情況登記(包括姓名、房號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

4、小區管理文本匯編:

1)管理合同、業主公約、用戶手冊。

2)小區各類管理規章制度及裝修管理規定。

3)小區各項管理分包合約。

5、小區設備維修保養資料:

1)各類設施設備專門的維修保養制度和應急措施。

2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

6、小區設施設備檢測:

1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

3)小區避雷系統有定期檢測報告。

4)小區其他設施設備檢測記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區管理費收繳情況。

3)公司管理費財務報告。

4)會議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的.文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當的保管、儲存方法。

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定,其他未經授權者無權決定。

6、檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業務部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業檔案管理制度制定篇三

1、目的

使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2、適用范圍

公司所有檔案的管理。

3、公司資料室文檔資料管理

3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。

3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。

3.2物業管理相關政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。

3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

3.4公司本部重要文件，主要包括：

3.4.1內部管理文件：以公司名義下發的人事、行政類文件。

3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。

3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。

3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的'通知、通告。

3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。

3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。

3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。

3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

3.5文檔資料查閱或復?。何飿I管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。

4、各部門文檔資料管理

4.1各部門文件分類及編制要求：

4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。

4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。

4.1.3公司各部門（含職能部門、業務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：

（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。

（2）行政類：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。

（3）通知類：內部各類通知。

（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。

（5）會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。

（6）合同、協議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。

（7）對外文件類：

①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；

②對客戶發文等：

③其它類：如電話表、名單、啟示等。

4.2質量管理部應保管的資料：

4.2.1發展商提供的資料：

（1）產權資料；

（2）技術資料（含圖紙）；

（3）交接手續及清單等。

4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。

4.3各類文件更改要求：

各類文件張貼或下發后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。

4.4各類文件發放要求：

4.4.1文件的發放應注明發放級別，通常應包括以下幾類：

（1）部門負責人以上人員閱；

（2）主管級以上人員閱；

（3）內部傳閱；

（4）張帖。

4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。

4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。

4.5電腦文檔管理：

4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。

4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。

4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異?；虮槐I、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。

物業檔案管理制度制定篇四

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。

1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進行標準化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的.安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

物業檔案管理制度制定篇五

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的'書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

物業檔案管理制度制定篇六

檔案管理作為物業管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的.有序正常進行。

1.所有文檔實行統一管理，并指派專人負責;

2.所有收、發文件由專人統一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

3.對性質不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;

4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。

物業檔案管理制度制定篇七

(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。

(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的'檔案盒上貼上標簽。

(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。

(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

物業檔案管理制度制定篇八

1、技術檔案管理各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。

技術檔案一般可分成四類:物業施工竣工驗收的整套檔案資料;

設備的規范、標準、各項制度及技術標準;

設備新技術信息及資料;

職工技術考核標準及資料。

1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統一保管。

1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。

1.3未經批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。

1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。

1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續。

除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。

重要資料只限在資料室內閱讀。

1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。

借期為一個月,到期應辦理續借手續。

圖書不得在個人手中長期持有。

1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。

2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據,每一臺設備都應設立一張登記卡。

為了便于查閱,可按設備系統分別裝訂成冊。

現代化設備管理的一條重要經驗,就是重視對設備狀況及維修保養工作情況的調查和統計,系統地、有計劃地積累分析原始記錄,在調查分析中研究設備維修保養工作的規律,使設備能夠達到最高的綜合效率。

設備登記卡應包括設備檢查、維修保養記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據,也是設備技術改造、報廢的`主要依據。

設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。

3用戶設備檔案卡物業的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。

這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。

4質量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》

物業檔案管理制度制定篇九

為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

1.歸檔范圍

a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的.書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

3.歸檔時間

a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。

b.員工檔案及時歸檔。

c.財務檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數

a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。

1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。

5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

3.在借閱檔案時應做到以下幾點:

a.辦理登記手續,定期歸還。

b.要愛護檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

2.鑒定的主要項目有:

a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定保管期限原則:

a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4.鑒定工作應該定期進行。

5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

6.銷毀檔案的程序:

a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。

物業檔案管理制度制定篇十

物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的,盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是了解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向著現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的.各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。

1、設立檔案室,采取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。

收集后的所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

范圍分類資料內容

房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證

技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料

管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案

1、按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。

2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。

3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。

物業檔案管理制度制定篇十一

為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。

6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

1、公司綜合辦公室設存放檔案的`專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。

物業檔案管理制度制定篇十二

1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的`保管責任人將作適當處分。

9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

物業檔案管理制度制定篇十三

業主入伙資料

業戶家庭資料

業戶聯系電話

包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。

業戶室內裝修管理資料

包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。

業戶日常維修資料

包括:維修、維修回訪等記錄情況。

業戶反饋資料

包括:服務質量回訪記錄、業戶投訴及處理記錄、業戶意見征詢、統計記錄等。

業戶檔案資料是在業戶入伙以后逐步建立起來的',其內容包括業戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

(1)業戶檔案的收集

物業設立檔案室,建立相應規章制度,對業戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行業戶一戶一檔。

(2)業戶權籍資料管理

從業戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映業戶權籍狀況,為業戶需求提供服務。

(3)業戶檔案的整理

各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

(4)業戶檔案的歸檔

xxx華庭住宅小區管理處的業務接待將收集到的業戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

(5)檔案的利用

為業戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

(6)業戶檔案的管理

業戶檔案的使用應有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

物業檔案管理制度制定篇十四

1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案文件柜內。

3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

物業客戶檔案管理制度

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的'方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

客戶檔案資料全面、準確、有效。

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

一般客戶檔案包括以下的資料：

1. 收集客戶單位資料

2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3. 客戶裝修工程文件

4. 客戶遷入時填具之資料

5. 客戶資料補充

6. 客戶聯絡資料

7. 緊急事故聯絡人的資料

8. 客戶與管理處往來文件

9. 客戶違規事項與欠費記錄

10. 客戶維修記錄

11. 客戶投訴記錄

12. 客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

2. 協調與客戶之間的關系，加強橫向溝通；

3. 做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；

4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯系修復。