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檔案管理制度篇一

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項工作開展情況的直接反映。為加強山西省食品安全風險監測資料管理工作，確保檔案的規范性、完整性、準確性和系統性，便于信息查詢和開展督導工作，特制訂本制度。

一、適用范圍

本制度適用于山西省食品安全風險監測工作涉及的省、市、縣級衛生行政部門、疾控機構、醫療機構的有關科室及參與監測工作的其它部門與機構。

二、管理原則

1.科學建檔：各機構應按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。

2.規范整理：各機構應按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應參照本制度第三部分要求完成。

3.及時歸檔：各機構應該各項工作完成后一個月內完成歸檔。

4.集中管理：各機構食品安全風險監測工作檔案應實行專柜、專檔保存。

5.專人負責：各機構具體承辦科室應指定專人負責檔案管理。有關工作承擔人員應根據所承擔的工作，及時收集、整理有關資料，并交由專人集中管理。

三、資料分類方法

歸檔資料指所有與食品安全風險監測工作有關的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業務資料等。

（一）管理資料：主要是指開展食品安全風險監測有關管理工作中，所產生的資料。包括管理體系和制度建設、監測隊伍建設、收發文件、監測方案及實施方案、工作計劃、工作總結、督導報告、數據分析報告、簡報等?？蓞⒄杖缦聝热莘诸悮w檔。

1.體系建設：包括管理體系、組織機構圖、管理制度、體系內各機構和人員職責分工、運轉流程等。

2.來文：本機構收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）。可以按照發文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。

3.發文：指本機構發出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等?？?/p>

1以按發文時間排序。

4.監測方案和實施方案：可以按照時間分類。

5.工作總結和數據分析報告：包括季度和工作總結、數據分析報告，可以按照時間分類。

6.監測隊伍建設：包括人員外出和內部接受培訓情況、培訓班資料等。可以按照時間分類。

7督導資料：包括督導方案、現場記錄表及督導報告等資料，按時間排序。督導資料整理時，應包括通知、日程、督導方案（背景、目的、組織與實施、督導內容、考核標準、人員分工）、現場工作記錄、督導報告、影像資料及其他相關資料。

8.工作動態/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報?？梢园凑站帉憜挝环诸?，每類按時間排序。

（二）業務資料

1.活動資料：主要反映監測工作開展情況。包括會議、培訓及其它工作，每項活動所有相關資料應集中保存?？砂凑栈顒宇愋头诸?，每類按時間排序。

每項活動檔案資料中應包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結（時間、地點、參會人員、主要目的、內容、相關評價）、影像資料及其他相關資料。

2.技術資料：主要是與監測工作有關的業務資料。包括技術指導手冊等技術性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業務資料。

四、資料保存形式

可分為紙質檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應分別保存，每類形式資料應參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。

1.紙質檔案：以檔案盒的形式保存。

2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內。

3.聲像資料檔案：指與監測工作有關的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據不同的載體形式分別保存。

4.資料匯編：一個自然結束后，可對全年資料進行統一裝訂，形成資料匯編。

紙質檔案、資料匯編和聲像資料檔案應在資料檔案盒內注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內容等基本信息，上述信息應與紙質資料檔案信息一覽表內容保持一致，以便于資料查閱。

每個檔案盒/袋內應有借閱情況表（見附件2），包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。

五、本制度自2023年3月1日起執行。

附件：1.卷內目錄2.借閱情況表

卷內目錄

借閱情況表

檔案管理制度篇二

檔案管理制度

檔案工作是公司各項基礎管理工作中的組成部分，是記錄公司歷史和各項工作狀況的一項重要工作，同時也是公司領導層、管理層、技術人員以及廣大員工在各項活動中形成的勞動結晶，故為維護檔案的完整與安全，更好的為公司各類經營活動提供參考利用，各系統檔案室負責集中統一管理各部門在各項活動中形成的全部檔案。

檔案人員應根據自己的崗位職責，行使職權，承擔責任，各部門要積極配合檔案人員將形成的各種文件材料、圖表、聲像歷史真跡等材料進行收集、整理、歸檔、保管，并按照要求進行規范化整理并定期向檔案室移交。確保文件材料的齊全完整，質量符合歸檔要求。切實做到檔案管理工作的嚴、細、實、快。

各系統要形成各自的檔案管理網絡，認真執行公司檔案管理的各項方針、政策，學習檔案專業知識，不斷提高專業技術水平，且應保持工作的相對穩定，避免輕易調動。

一、檔案的管理

公司各類檔案由行政部負責管理，各部門持有檔案的應及時交予行政部進行保管。其他部門需要使用檔案時應填寫《檔案借閱簿》，從行政部借取。

二、分類方法

公司檔案分設五個一級類目，即行政管理類（包括行政事務和人事管理）、經營管理類（包括公司資質和各類合同等）、基本建設類（包括工程資料、圖紙等）、財務檔案類（包括憑證、賬簿、財務報告等）及特殊載體類（包括聲像、影像資料等）。公司運轉過程中較特殊的單位，有些檔案難以歸入上述類別時，可根據實際情況增設一級類目。

三、歸檔的要求

不同載體的歸檔材料必須齊全完整，能準確地反映公司及各單位的生產經營中的各項活動的真實內容和歷史過程。

歸檔的文件材料必須是辦理完畢且具有保存價值的，在保持文件的有機聯系原則上，層次分明，符合形成規律，科學地分類。

歸檔的文件材料除電腦打印外，一律不準用非耐久性材料（鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅色筆）書寫或簽發，可用黑色中性筆或藍黑、黑墨水筆書寫。

各系統、中心、室每季度末將各類檔案歸檔文件目錄（或查閱目錄）報公司檔案室進行備案。

四、歸檔形式及份數 永久和長期保存的文件，必須打印紙版歸檔。歸檔的各類文件材料，一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料可適當增加歸檔份數。

五、整理

檔案的整理工作就是把尚處于相對零散狀態和需要進一步條理化的檔案進行分類、排列、組合和編目，使之保持有機聯系、系統化、條理化，便于保管和利用。

六、檔案的存放管理

為了做好檔案資料管理工作，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全，特做如下具體要求：

（1)根據檔案的制成材料的成分和狀況對檔案進行分類存放，采取不同的防護措施；（2）要加強檔案室的管理，嚴格執行檔案管理的“十防”制度，要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其他技術處理；

（3）檔案室要保持清潔衛生，用具排放整齊、有序，不得存放與檔案管理工作無關的物品；

（4）檔案室內嚴禁吸煙、點火，不準存放易燃易爆及有毒物品，定期檢查電器線路、消除隱患，防止意外事故發生。要使用正確的檔案裝具；

（5）要注意檔案利用過程中的安全防護；

七、檔案的安全保密

為確保公司機密檔案的安全，不發生泄露、遺失等現象，各級人員要嚴格執行檔案安全保密制度。

公司重要工作會議記錄，因工作需要查閱時需經檔案主管部門審批，任何人不得泄漏全文記錄內容。如未經審批泄漏會議內容，根據情節的嚴重給予責任人經濟處罰，主管領導連帶。

任何人不得擅自將檔案帶出辦公室或與閱讀范圍以外的人共看，如被發現給予責任人經濟處罰。

任何人不得隨意涂改檔案，非經批準銷毀的檔案，不得私自銷毀，如未經批準銷毀而擅自銷毀檔案根據銷毀檔案的重要程度對責任人給予經濟處罰，主管領導連帶。

使用的各種檢索工具、統計表不得隨意拋棄，須經主管領導同意登記統一處理。取送檔案文件時須用文件夾或提包，絕不允許隨身攜帶。

檔案員要嚴肅工作態度，確保檔案機密，不得隨意失密、泄密或丟失、損毀檔案。凡因工作疏忽，泄露機密或遺失機密材料者，視情節輕重，給予經濟處罰。銷毀涉密文件時，必須登記造冊，嚴格審批，派專人（兩人以上）監銷。

八、檔案的利用

利用范圍：各單位檔案室保存的各類檔案。

凡利用檔案者，需嚴格按照規定辦理利用手續并認真填寫《檔案借閱登記表》，密級或者是重要檔案須經有關領導批準后方可查閱。公司以外的人員利用檔案，還需持所在單位正式介紹信，經有關部門領導批準后方可查閱。

利用有密級和重要的檔案時，按《檔案保密制度》履行批準手續。

利用者查閱檔案時，要在檔案管理人員指定的范圍之內進行，不得將檔案攜帶出外或隨意污損、涂改、勾劃任何文件材料，以確保檔案的完整無損和如數、按期歸還。

利用者要自覺遵守保密制度，不得擅自轉借、轉讓、抽取、復制、抄錄或拍照檔案。如需復制，須經檔案管理人員同意，有關領導批準。

根據利用者的申請，檔案室可為其出據書面證明材料。開證明時，檔案管理人員要以引述檔案原文為主，證明某種事實在檔案中的記載情況，不得擅自對材料進行解釋或做出結論。

利用工作結束后，利用者需按照檔案管理人員的要求認真填寫檔案借（查）閱登記表。借閱者要做到愛護案卷，用完后及時歸還案卷，如借閱時間超過兩周者，需到檔案室辦理續借手續。

檔案管理人員應積極主動地做好檔案利用工作。要以良好的工作態度熟悉所藏檔案的情況，以良好的服務態度，及時、準確地為利用者提供檔案；對借閱和歸還的檔案要認真清點、核對并辦理相關手續；要及時收集記錄利用效果，聽取利用者的意見，主動了解各項工作對檔案利用的需要，積極做好提供利用工作。

以上借閱制度，必須嚴格執行，如發現有損壞、丟失、泄密者，根據情節嚴重給予100－5000元的處罰。

九、檔案的復制

為了保證檔案室集中管理檔案的安全性，同時保證不受損壞，特對檔案的復制做如下要求：

復制者進行檔案的復制必須認真登記（檔案查（借）閱登記表）填寫復制的要求、目的，事后反饋利用效果。

密級及重要檔案的復制，必須經過分管領導批準，否則不予復制。復制時對原件不得涂改、圈劃、折疊及損壞，以保證檔案的原貌。

公司以外的人員要復制檔案室保管的檔案，需持所在單位介紹信并經分管領導批準后方可復制。

公司重要會議記錄及本公司經濟效益的檔案原則上不得復制，特殊情況報領導審批。

檔案管理制度篇三

高安街道文明辦檔案管理制度

為加強精神文明建設規范化、經?；⒅贫然?、標準化管理，不斷提升精神文明建設的質量和水平，根據上級有關精神文明建設的規定，特制訂精神文明建設檔案管理規定。

一、立卷歸檔內容：

(一)總結歸劃類(文明建設班子重視程度)

1.班子研究精神文明建設(兩次以上)工作會議記錄；

2.精神文明建設組織機構設置情況；

3.各項工作計劃、意見等；

4.各項工作半年、年終總結；

5.精神文明建設信息簡報；

(二)創建活動類

6.思想道德教育計劃、教材、考核記錄；

7.科普、計劃生育、衛生健康、法制教育等資料；

8.知識競賽、演講比賽等活動資料；

9.文明家庭、文明樓院評選資料；

10.開展文藝活動資料；

11.開展體育活動資料；

12.開展扶貧、幫困、送溫暖、獻愛心等社會實踐活動資料；

13.支持社會公益事業、積極參加文明城市建設的資料；

14.樹立先進典型資料；

(三)管理類(規章制度)

15.制訂的各項制度、規范等；

16.落實各項制度、規范資料；

(四)榮譽類

17.取得各項榮譽的有關資料(文件、證書)；

二、立卷歸檔要求

按照“誰承辦誰負責”的原則，收集精神文明建設檔案資料，街道各部門（單位）于每月的月底前將收集到的資料經驗收合格后交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設資料，按有關要求進行分類整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實用。

檔案管理制度篇四

泰州市歌德電商職業培訓學校

檔案資料管理制度

一、各培訓機構都必須建立健全各類培訓檔案，如：培訓教師檔案、教學檔案、培訓學員考勤、成績、培訓合格證、操作證等檔案，并指定專人負責檔案管理工作。

二、培訓教師檔案應包括以下內容：目錄、培訓教師聘用“協議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學歷證書（復印件）培訓教師資格證（復印件）、個人教研成果資料及論文、教學工作鑒定等，并按規定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學檔案，并以班（期）次為單位進行立卷。

（一）教學檔案的內容材料：

1、卷宗目錄

2、教學工作總結

3、開辦培訓班的有關文件（計劃、報告、批文等）

4、教學大綱

5、教學計劃表

6、教學計劃執行表

7、學員登記表

8、學員考勤

9、監考表

10、考試成績登記表

11、考試試卷

12、學員學籍登記表

13、證書發放審核備案表

14、參加培訓學員相應的學歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規范填寫。表內所列內容、責任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項，沒有內容的在卷宗目錄欄內予以注明。

四、職工技能培訓檔案，按班（期）次參照上款內容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓中心安全培訓檔案、資料必須專人專柜管理，按規定需移交單位檔案室保管的應及時移交。

六、技工學校聯辦的大專、本科函授學歷教育的學員檔案，學員畢業后交職工培訓部登記后轉學員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓機構都必須建立企業領導人員和后備人才培訓檔案，內容包括：個人基本情況、參加培訓時間、地點、內容、考試考核結果、個人論文、后續學歷證書（復印件）等。

檔案管理制度篇五

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）一律由辦公室統一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規劃、計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。