2022年公文寫作基礎知識

第一節公文概述

什么是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。

寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮它的特殊的功用。

根據國務院辦公廳1993年11月發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示;10批復;11函;12會議紀要。根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關公文有14種：①決議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示;10批復;11條例;12規定;13函;14會議紀要。

以上兩個文件是黨政機關公文制發的依據，同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇通用公文文種的依據。當然一些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發;⑥編號、印發;⑦立卷(歸檔);⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

【第2句】：公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括：

(一)發文機關(版頭)

發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。

版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

【第1句】：由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

【第2句】：由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(函)”。

【第3句】：印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。

至于幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。

(二)公文份號〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

(三)秘密等級〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。

(四)緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

(五)發文字號〖HT〗發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第12號文件，發文字號為“國發〔1998〕12號”。發文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發的，位于標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。

(六)簽發人簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發人。這里指的是后一種情況，簽發人的姓名署于版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

(七)標題

公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發文機關;“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。

擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

【第1句】：批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關于”的“關于”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。

【第2句】：事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

【第3句】：在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。

【第4句】：標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

【第5句】：公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：

國務院關于依靠科技振興農業

(八)主送機關

加強農業科技成果推廣工作的決定

主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

確定主送機關應注意：

【第1句】：政府各部門應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。

【第2句】：請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

【第3句】：批復下級請示，只能主送原請示機關(單位)，對相關機關(單位)，用抄送。

【第4句】：普發公文，主送機關應寫規范化統稱，如××省人民政府普發文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。

(九)正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之后，提行空兩格書寫。(寫法見后)

(十)附件

附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

(十一)印章

印章是機關權力的象征。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發性文件不加蓋發文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

(十二)成文時間

一般就是公文的簽發日期，標注于正文右下方。聯合行文的成文時間，以最后簽發機關領導人的簽發時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。

(十三)附注〖HT〗附注用以說明在公文其它區域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。

(十四)主題詞〖HT〗主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關于深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

(十五)抄送機關

民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內。

(十六)印發機關和時間

印發機關，為發文機關的辦公部門;印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時還將新增一些格式構成要素。

【第3句】：公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求：

(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，并需另紙加以說明。

(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“1994年”不能寫成“94年”。

(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。

(五)結構層次序數，依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。

(六)公文中應使用國家法定計量單位。

(七)引用公文，應先引標題，后引發文字號，并加圓括號。

(八)用詞準確、規范。使用簡稱時，一般應先用全稱，并注明簡稱。

(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。

公文正文的寫法主要有兩條：第【第1句】：通過敘述、說理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的(或結論)三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的(或結論)是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述，說理表明目的。具體來說：

(一)向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關審批。

(二)寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最后請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。

(三)向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請示協助解決所要解決的問題。

(四)向下級機關發布指示性的公文，通常是先寫根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執行。

(五)寫復文(對下級請示的公文的批復)，一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最后要求下級按批復執行。

通過敘事、說理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。

第【第2句】：文字表達簡明、確切、條理清楚。

簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫作時，應反復地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。

條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論(新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”)，喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。

第二節通知與函的寫作

【第1句】：通知的寫作

通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。它適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發布規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項;任免和聘用干部。

(一)通知的類別

根據功用，通知可分以下類別：

【第1句】：發文通知

①批轉性通知　對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例：《××市人民政府批轉市住房工作領導小組關于解決特困戶住房問題意見的通知》、《國務院批轉國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。

②轉發性通知　對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：《××省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關于在接待中不擺煙酒等問題的通知》;《建設部轉發國家物價局財政部關于發布中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準的通知》。

③發布性通知　發布本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：《國務院辦公廳關于發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。

【第2句】：知照通知

用于向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用干部、設立或調整機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：《關于×××等四同志職務任免的通知》;《國務院辦公廳關于設立國務院糾正行業不正之風辦公室的通知》;《國務院辦公廳關于暫停實行夏時制的通知》。

【第3句】：事項通知

①布置性通知　就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、布置工作、提出要求。例：《國務院關于在全國范圍內開展清理三角債工作的通知》。

②規定性通知　上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例：《教育部財政部關于改變研究生學習期間生活待遇問題的通知》。

③會議通知　告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼有告知和布置作用。例：《關于召開××座談會的通知》。

(二)通知的寫法

【第1句】：標題

通常情況下，三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容，發文機關可以省略，文種亦可變“通知”為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知”等。在發文通知里要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”，發布本機關自制規約文書，對重要的規章應由“頒發”、“發布”等動詞提起。除發布的規章應用書名號，其余均不使用書名號和標點符號。要具體處理好“關于”引起的介詞結構和文種表述，杜絕重復出現“關于”和“的通知”字樣。

【第2句】：主送機關

視通知內容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發性的則應寫上規范化的統稱。雖不屬普發公文，但主送機關較多的，也可用相應的規范化統稱。

【第3句】：正文

一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然后寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。

正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做到條理清晰，一目了然。

由于通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，恕不一一。

【第4句】：落款

正文結束后在右下方署名署時并蓋公章。

【第2句】：函的寫作

函屬于平行文。它適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準等。根據主動與被動，函有發(去、問)函和復函之別。根據形式和規格，函又可分公函與便函兩類。公函與便函都是處理公務的.文書，但公函的內容往往比較重要，涉及行使權力，故行文鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領導之間處理具體事務時用，格式如同一般書信，不加標題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。

(一)函的類別

本教材專指公函的分類。

【第1句】：聯系函

①商洽性函用于單位、機關之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項。例：《××學校關于商洽×××同志調動工作事宜的函》;《××縣人民法院關于×××遺產糾紛案托查的函》。

②詢答性函用于單位、機關之間互相詢問或答復問題。例：《××省科學技術委員會關于詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》;《國務院辦公廳關于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》。

【第3句】：告知函

主動將有關信息(如問題、意見、情況)告知對方。例《中國科學院關于學部委員增補結果的函》。

【第2句】：請批函

向有關主管部門請求批準事項時用請批函。這里的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關系的業務主管單位，而請求批準的只限業務事項。例：《×××××學報關于申請廣告許可證的函》。

(二)函的寫法

【第1句】：標題

函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯系函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答復性質的函，文種均須標明“復函”。

【第2句】：主送機關

頂格寫機關全稱或規范化簡稱，后標冒號。復函的主送機關即來函單位。

【第3句】：正文

開頭發函的開頭應簡述發函的緣由或目的;復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。

主體　發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項;復函則要針對來函內容，作出具體的、明確的答復。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。

尾語　發函一般用“專此函告”，“敬請函復”等作結;復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。

落款　正文右下方署名署時并蓋公章。正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。

第三節報告與請示的寫作

【第1句】：報告的寫作

報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

(一)報告的類別

【第1句】：呈報報告

這是直接向上級機關匯報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分綜合報告與專題報告兩種。

①綜合報告　是向上級匯報本單位本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況，往往有一文數事的特點。例：《關于××市九五規劃執行情況的報告》。

②專題報告　是向上級匯報某項工作、某個問題或某一方面情況的報告，往往有一事一報、迅速及時的特點。例：《關于元旦春節市場安排情況的報告》。

【第2句】：呈轉報告

這是向上級機關匯報工作情況、提出意見、建議并請求將該報告批轉有關部門或地區執行的報告。例：林業部《關于加強野生動物保護管理工作的報告》。

【第3句】：回復報告

這是用于答復上級的詢問或匯報所交辦事情辦理結果的報告。答復報告往往是對一些重大事項的答復，對一般性事項用函作答即可。例：××市民政局《關于擁軍優屬情況的報告》是“八·一”建軍節前開展專項活動的回復性報告。

(二)報告的寫法

【第1句】：標題

報告標題通常由事由和文種組成。

【第2句】：主送機關

報告主送機關應是發文機關的直屬上級機關。

【第3句】：正文

正文由報告緣由、報告事項、報告尾語三部分組成。報告緣由主要交待報告的起因、理由或注明目的、意義等，是正文的開頭;報告事項即正文的主體內容，如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經驗與教訓、意見與建議、打算與設想等;報告尾語根據類別而定，呈報性報告往往以“特此報告”或“以上報告如有不妥，請指正”等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥，請批轉各地各部門執行”的要求。

【第4句】：落款

正文結束，在右下方署名署時并蓋公章。

【第2句】：請示的寫作

請示適用于向上級請求指示、批準。

(一)請示的類別

【第1句】：請求指示

如對有關方針、政策、法規、指示等不甚理解;對工作中發生的重大問題或一些新情況新問題依據原先規定難以處理;平行機關間對某一工作發生意見分歧無法統一，需要向同一上級機關請示作出裁決等等，這些都屬于請求上級指示的政策性請示。例：《關于確定××市高校行政級別的請示》。

【第2句】：請求審批

對涉及經濟、編制、物資、人事等下級機關在職權范圍內不能決定或解決的;對本單位因特殊原因不能按統一規定執行需變通處理的，這些都屬于請求上級審批的工作性請示。例：《關于××建設項目需用資金的請示》。

(二)請示的寫法

【第1句】：標題

請示標題通常由事由和文種兩部分組成。

【第2句】：主送機關

應是發文機關的直屬上級機關，且只能主送一個上級機關，不得多頭請示。如是受雙重領導的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。應根據隸屬關系逐級請示，不得越級請示，因特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被超過的上級機關。

【第3句】：正文

請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾語三部分構成。請示起因一般先說明行文的目的、依據，強調請示的必要性，為請示事項的提出作好必要鋪墊;請示事項是請示的核心內容，要求明確、具體地指出，并做到既符合政策、法規，又具有建設性、可行性;請示尾語一般有“特此請示，望于批復”，“以上請示請批準”等慣用語。

【第4句】：落款

正文結束，在右下方署名署時并蓋公章。

(三)報告與請示比較

相同點：①兩者都屬上行文。②為督促各級領導干部認真履行職責，對行文負全責，上報的報告、請示首頁須注明簽發人。③通常情況下，報告和請示的標題可省略發文機關。

相異點：①性質和行文目的不同，報告屬陳述性公文，其行文目的在于匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復詢問等，故不要求上級機關回復;請示屬呈請性公文，其行文目的在于請求指示或審核批準，需要上級機關給予答復。②上級機關處理原則不同，對待報告上級機關只在認為有必要時才予批復，而對請示上級機關不管同意與否均應批復。③篇幅容量不同，對報告雖也提倡一文一事，但像綜合報告等顯然多為一文數事且篇幅較長;對請示則嚴格要求一事一請，篇幅相對較短小。④行文時間不同，報告在事前、事中、事后均可行文;而請示必須事前行文

行政公文寫作基礎知識大全

行政公文是應用文的重要組成部分.它應用于國家行政機關實施行政管理,指導工作,規范行動,維系國家機器的運轉.不僅在國家各級行政機關通用,而且還通用于各類企業,事業單位和群眾團體,使用范圍非常廣泛.

第一章公文概述

【第1句】：公文的概念

公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。公文的基本含義,可以從四個方面來理解：

(1)公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。

(2)公文形成的條件是行使職權和實施管理。

(3)公文是具有法定效用與規范格式的文件材料.這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要特點。

(4)公文是辦理公務的重要工具之一。

【第2句】：公文的發展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實現其統治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。

【第3句】：“文書”、“文件”、“公文”這三個概念，在機關的日常活動中是基本一致的。

【第4句】：公文的特點主要表現在五個方面

(1)公文有法定的作者。

(2)公文有法定的權威。

(3)公文有特定的效用。

(4)公文有規范的體式。

(5)公文有規定的處理程序。

【第5句】：公文的作用主要表現在五個方面

(1)領導和指導作用。

(2)行為規范作用。

(3)傳遞信息作用。

(4)公文聯系作用。

(5)憑證記載作用。

【第6句】：公文的分類：

(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件，

(2)從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。

(3)從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)從公文的制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件、行政文件、黨的文件。法規文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規文件。

(5)從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

常見的公文分類還有：

(1)從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。

(3)從文件的發送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件。

(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。

第二章公文寫作

【第1句】：公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

【第2句】：公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

【第3句】：公文寫作的主要特點表現在六個方面：

(1)被動寫作，遵命性強。

(2)對象明確，針對性強。

(3)集思廣益，群體性強。

(4)決策之作，政策性強。

(5)急迫之作，時限性強。

(6)講究格式，規范性強。

【第4句】：公文寫作的基本要求是：

(1)要保證公文內容在政治上的正確性。

(2)要實事求是，在業務上符合客觀規律。

(3)在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。

(4)公文起草要符合統一規定的體式與程序。

(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

【第5句】：公文寫作的一般步驟和方法是：

(1)明確發文主旨。

(2)收集有關材料。

(3)擬出寫作提綱。

(4)認真起草正文。

(5)反復檢查修改。

【第6句】：公文寫作人員的素質修養主要體現在五個方面：

(1)政治素質好。

(2)有一定的政策理論水平。

(3)熟悉業務和機關工作情況。

(4)有較寬的知識面。

(5)有較好的文字功底。

【第7句】：公文寫作人員加強修養應從三個方面著手：

(1)完善自我，勇于創新。

(2)博覽群書，增長知識。

(3)深入實踐，勤學苦練。

第三章公文的體式與稿本

【第1句】：公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

【第2句】：公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

【第2句】：公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。

【第3句】：一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。

【第4句】：公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

【第5句】：公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式,是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

【第6句】：公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時,文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。

【第7句】：公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

第四章公文的行文規范

【第1句】：按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

【第2句】：公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說，行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的。地方各級人民政府服從國務院(中央人民政府)是我國各級行政機關行文關系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產黨章程》規定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。

【第3句】：根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行、下行和平行三個方向，并根據機關工作的需要分為三種行文方式：

(1)下行文。下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。根據發文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文;②多級下行文;⑧直達基層組織和群眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。根據發文機關的實際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式：①逐級上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式;②多級上行文;⑧越級上行文。

(3)平行文是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的行文。

第五章機關法定公文的寫作(上)

(命令、議案、決定、決議、指示、意見)

【第1句】：命令，簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。它具有權威性、指揮性和強制性。就行政系統而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府，有權發布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是：

(1)必須根據憲法、法律規定的權限范圍發布命令;

(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點;

(3)語言要準確、凝練、莊重有力;

【第2句】：議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件。它的特點主要有：

(1)行文關系及辦理程序的法定性;

(2)行文內容的單一性和可行性。

【第3句】：可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件;

(2)要注意提出的權限和時限;

(3)要注意行文格式和辦理程序。

【第4句】：決定，是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特點主要是性質重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。決定的文字，要準確、鮮明、簡潔，以便于領會和執行。

【第5句】：決議，是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。其特點有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結果公布兩種類型。

【第6句】：指示，是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示內容涉及的范圍，指示可分為：

(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示;

(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。

總的來說，指示的寫作，要以政策把握方向，內容要明確扼要，條理要清晰。

【第7句】：意見，是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。依據發表見解機構地位的不同，其類型可包括直接指導型和批轉執行型兩種類型。意見的寫作要注意內容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。

第六章機關法定公文的寫作(中)

(公告、公報、通知)

【第1句】：公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知牲文件。其特點為：發布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其內容的性質可以分為兩大類;①涉及法定事項的公告、通告;②知照性公告、通告。公告、通告的寫作要求是：①符合權限，一事一告;②內容明確，語氣莊重;②注意格式。

【第2句】：公報是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，也具有內容的公開性和重要性。發布機關的權威性。常用的公報類型有：①會議公報;②統計公報;②外交公報。不同類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不同：①會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。②統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。②外交公報涉及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。

【第3句】：通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。根據適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。

第七章機關法定公文的寫作(下)

(報告、請示、批復、函、會議紀要、條例規定)

【第1句】：報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型：按照內容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫作要求：①陳述事實要清楚扼要;②表述觀點要精練清晰;⑨語言要簡潔樸實。

【第2句】：請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準類、請求幫助類，請求批轉類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：①要遵守行文規則;②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正確，語言要得體。

【第3句】：批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。批復的主要特點有針對性和指導性。批復的類型：針對請示的內容主要是請求批準和請求幫助兩方面，批復也可以分為兩類：表態性批復和指示性批復。批復寫作要注意這樣三點：①要先回應后批復：⑦態度要鮮明，措辭要明確;⑧要及時批復。

【第4句】：函，是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二：①形式靈活，適應性強;②務實性強。函的類型：根據內容性質，函大體可分為四類:商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事，語言要平實、親切，自然。

【第5句】：會議紀要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特點包括紀要性、約束性、知照性。根據會議紀要的性質和擬寫會議紀要的目的，把會議紀要分為三大類：決議性會議紀要、協議性會議紀要和研討性會議紀要。

會議紀要的寫作：

(1)會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。

(2)會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀要，多半是研討性會議紀要.可以用正副標題的形式。

(3)會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分。

(4)會議紀要由會議主持機關撰寫,可以在最后署機關名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機關，不另外署名。

【第6句】：條例、規定：條例是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。條例的類型：根據發布條例的機關的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關制定的條例;②國家行政機關制定的條例;③地方權力機關制定的條例。規定，是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。規定的類型：根據發布機構和實際作用的不同，規定分為三種類型;①黨內規定;②法規性規定;③一般性規定。可將條例和規定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規定要遵循一定的原則;②起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理，同時應當注意與其他有關法規的銜接和協調;③條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

第八章機關其他常用文書的寫作(上)

(規章類、計劃類、總結、調查報告)

【第1句】：規章類文書是規范工作、活動、行為等的法規、規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。規章類文書包括條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種。規章類文書的特點：內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性。不同的規章類文書的寫作要求存在一定的差別。

1、辦法的內容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。辦法的內容，應具體、周全、便于操作。

2、實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。

3、章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構較小、涉及事務不多的章程，可用“條款式”。

4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則，要求內容簡短、精練、易記。

【第2句】：計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統一自身步調。計劃類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性。計劃類文書的類型：規劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。

【第3句】：總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結的主要作用：下情上達、提高自身。總結的特點：回顧性、經驗性。總結的寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結經驗教訓要面向未來、綱目要清晰、文風要平實。

【第4句】：調查報告是針對現實中發生的較重大的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。調查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。調查報告的特點：針對性強、紀實性強。調查報告的寫作應注意:深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。

第九章機關其他常用文書的寫作(下)

(講話類、記錄類、簡報、建議類)

【第1句】：講話類文書就是人們在各種特定場合發言時所依據的各類文稿的總稱。根據講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿;②開幕詞、閉幕詞;⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點;口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中;材料要真實、新穎;布局要清晰、緊湊;語言要明白、生動。

【第2句】：記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點：內容的紀實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內容、必要的手續。電話記錄可分為發出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。

【第3句】：簡報就是簡明扼要的書面報告。按內容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點：簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求：內容要真實、確鑿;篇幅要短小;針對性、指導性要強。

【第4句】：建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期。提案的寫作要求：熟悉同提案有關的情況、注意區別提案同一般文章的行文格式。建議是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時使用的文書。建議的篇章結構:是由標題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內容要具體、表達語言要精練。

第十章公文處理工作

【第1句】：在機關秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環節,構成機關信息運轉與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規范性的特點。

【第2句】：公文處理工作是機關工作的'一個重要組成部分,在機關工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用，這種作用主要表現為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務是：科學地組織機關的文書工作，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文。正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務，公文處理工作的組織，包括組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

【第3句】：就一個機關而言，它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣，設立某一機構負起全部的責任，或者各機構自上而下地形成一個垂直領導的獨立體系，各機關公文處理機構的設置，要視機關規模的大小、工作任務的繁簡、公文數量的多少而定。

【第4句】：公文處理工作的領導、指導關系可以從以下幾個方面分析;1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。(2)從一個機關來說，它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導的。(3)從上下級的關系來說，上級機關的辦公廳(室)負有責任對其下屬的機關，單位的公文處理工作進行業務指導。(4)機關檔案部門對機關的文書工作也負有一定的指導責任。

【第5句】：公文處理工作的組織形式可分為兩種類型;集中形式和分工形式。一個機關究竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結合考慮以下幾種情況：

(1)機關的工作性質、任務和職權范圍。

(2)機關內部組織機構設置的層次、數量。

(3)機關收發文件數量的多少。

(4)機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

(5)機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備，等等。

【第6句】：公文處理工作的具體要求可以概括為:①準確周密，確保質量;②及時迅速,注重時效;⑧保守機密，安全可靠;④集中統一，加強管理;⑤實事求是，遵規守紀;⑥精簡文件,提高效率。

第十一章公文辦理程序

【第1句】：公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。公文辦理程序包括收文辦理和發文辦理兩個部分。

【第2句】：收文,是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。主要有：簽收、拆封與登記、分發與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個環節。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責。

公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。

公文的分發亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時準確地將收來的文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。

公文的批辦是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

公文的承辦，這一環節，既是收文辦理的最后一道程序，又是發文程序的開始。它直接關系到發文的質量和機關工作的效率。

公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外催辦兩種情況。

查辦是指文書工作人雖協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實,以及對某些問題進行查處,解決的一項承辦性工作。

公文的注辦是對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

【第3句】：發文，是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料,包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理，就是指公文從擬稿到印制發出的整個運行過程。發文辦理程序由擬稿、審核與簽發;核發、繕印與校對;用印、登記與分發等環節組成。公文擬稿是發文辦理的第一個環節，同時也是整個公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。它也是公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的簽發是指機關領導人對文稿最后審批。它是公文形成的關鍵性環節。公文的核發是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。公文的繕印是對已簽發的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質量的最后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關印章。發文的登記，其作用與收文登記一樣。

第十二章公文立卷工作

【第1句】：公文立卷，是指機關文書部門將已經辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機關公文處理工作的重要內容。

【第2句】：案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯系。

【第3句】：公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。

【第4句】：公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值,便于保管和利用”。根據這一原則對公文立卷工作提出了“保持文件間的歷史聯系”、“區分保存價值”、“便于保管和利用”三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

【第5句】：公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結構主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

第十三章案卷整理與歸檔

【第1句】：案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。

【第2句】：案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環節。

【第3句】：調整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調整定卷是機關文書部門或業務部門一項非常重要的工作。

【第4句】：卷內文件排列和編號，卷內文件排列是指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。卷內文件在系統排列以后，應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統計和保護文件。

【第5句】：擬寫案卷標題，案卷標題，也稱案卷題名，是對卷內全部文件內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據，擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

【第6句】：編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。

【第7句】：案卷的編目，是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄，備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

【第8句】：案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號，是指案卷經過編目裝訂以后，將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯系，系統地反映機關的工作活動。

【第9句】：案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此，標志著整個公文立卷工作的完結，文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數、保管期限、備注”等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富。

行政公文寫作基礎知識

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規范格式的應用文。它是特殊規范化的文體，具有其它文體所沒有的權威性，有法定的制作權限和確定的讀者，有特定的行文格式，并有行文規則和辦理辦法。公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。下面是小編整理的行政公文寫作基礎知識大全，歡迎閱讀。

 

1：行政公文寫作基礎知識：公文概述

【第1句】：公文的概念

公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。

【第2句】：公文的發展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實現其統治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。

【第3句】：“文書”、“文件”、“公文”這三個概念，在機關的日常活動中是基本一致的。

【第4句】：公文的特點

【第5句】：公文的作用

【第6句】：公文的分類：新辦法將公文的種類規定為13類13種，即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

2：行政公文寫作基礎知識：公文寫作

【第1句】：公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

【第2句】：公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

【第3句】：公文寫作的主要特點

【第4句】：公文寫作的基本要求

【第5句】：公文寫作的一般步驟和方法

【第6句】：公文寫作人員的素質修養

【第7句】：公文寫作人員加強修養

3：行政公文寫作基礎知識：公文的體式與稿本

【第1句】：公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。

【第2句】：公文質量直接關系到機關的.工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。

【第2句】：公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。

【第3句】：一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。

【第4句】：公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。

【第5句】：公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式,是指公文的外觀形式。

【第6句】：公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。

【第7句】：公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。

4：行政公文寫作基礎知識：公文的行文規范

【第1句】：按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

【第2句】：公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。

【第3句】：根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行、下行和平行三個方向。

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則：一是按機關隸屬關系行文。二是按機關的職責范圍行文。

5：行政公文寫作基礎知識：機關法定公文的寫作(命令、議案、決定、決議、意見)

【第1句】：命令，是指法定的領導機關或領導人對下級發布的一種具有強制執行效力的指揮性公文。

【第2句】：議案是由具有法定提案權的國家機關、會議常設或臨時設立的機構和組織，以及一定數量的個人，向權力機構提出進行審議并作出決定的議事原案。

【第3句】：決定是對重要事項或重大行動作出決策或安排，并要求機關各部門和下級機關或有關單位貫徹執行的指令性公文。

【第4句】：決議是指黨的領導機關就重要事項，經會議討論通過其決策，并要求進行貫徹執行的重要指導性公文。

【第5句】：意見，是黨的領導機關和國家行政機關對重要問題提出見解和處理辦法的一種公文。

6：行政公文寫作基礎知識：機關法定公文的寫作(公告、公報、通知、通告、通報)

【第1句】：公告是指政府、團體對重大事件當眾正式公布或者公開宣告，宣布。

【第2句】：公報是黨政機關和人民團體公開發布重大事件或重要決定事項的報道性公文。

【第3句】：通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發布規章：傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用干部。

【第4句】：通報主要用于上級機關對下級機關的表彰、批評、情況說明三類情況。

【第5句】：通告是在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項時使用的公文。

7：行政公文寫作基礎知識：機關法定公文的寫作(報告、請示、批復、函、會議紀要)

【第1句】：報告，適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

【第2句】：請示是下級機關向其直接上級機關請求對某項工作、問題作出指示。

【第3句】：批復是“答復下級機關的請示事項”時使用的文種。

【第4句】：函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

【第5句】：會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。

8：行政公文寫作基礎知識：機關其他常用文書的寫作(規章類、計劃類、總結、調查報告)

【第1句】：規章類文書是規范工作、活動、行為等的法規、規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。

【第2句】：計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統一自身步調。計劃類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性。

【第3句】：總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。

【第4句】：調查報告是針對現實中發生的較重大的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。

9：行政公文寫作基礎知識：機關其他常用文書的寫作(講話類、記錄類、簡報、建議類)

【第1句】：講話類文書就是人們在各種特定場合發言時所依據的各類文稿的總稱。

【第2句】：記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。

【第3句】：簡報就是簡明扼要的書面報告。按內容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。

【第4句】：建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。

10：行政公文寫作基礎知識：公文處理工作

在機關秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環節,構成機關信息運轉與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規范性的特點。

公文處理工作的領導、指導關系

公文處理工作的組織形式可分為兩種類型;集中形式和分工形式。

公文處理工作的具體要求

11：行政公文寫作基礎知識：公文辦理程序

【第1句】：公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。公文辦理程序包括收文辦理和發文辦理兩個部分。

【第2句】：收文,是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。收文辦理程序主要有：簽收、拆封與登記、分發與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

【第3句】：發文，是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料,包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。

12：行政公文寫作基礎知識：公文立卷工作

【第1句】：公文立卷，是指機關文書部門將已經辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。

【第2句】：案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體。

【第3句】：公文立卷工作的組織。

【第4句】：公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值,便于保管和利用”。

【第5句】：公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內容。

13：行政公文寫作基礎知識：案卷整理與歸檔

【第1句】：案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。

【第2句】：案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。

【第3句】：調整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。

【第4句】：卷內文件排列和編號

【第5句】：擬寫案卷標題

【第6句】：編目成卷工作

【第7句】：案卷的編目

【第8句】：案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。

【第9句】：案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。

2022最新行政公文寫作基礎知識大全

第一章公文概述

公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。

【第1句】：公文的概念

公文的基本含義,可以從四個方面來理解：

(1)公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。

(2)公文形成的條件是行使職權和實施管理。

(3)公文是具有法定效用與規范格式的文件材料.這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要特點。

(4)公文是辦理公務的重要工具之一。

【第2句】：公文的發展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實現其統治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。

【第3句】：“文書”、“文件”、“公文”這三個概念，在機關的日常活動中是基本一致的。

【第4句】：公文的特點主要表現在五個方面

(1)公文有法定的作者。

(2)公文有法定的權威。

(3)公文有特定的效用。

(4)公文有規范的體式。

(5)公文有規定的處理程序。

【第5句】：公文的作用主要表現在五個方面

(1)領導和指導作用。

(2)行為規范作用。

(3)傳遞信息作用。

(4)公文聯系作用。

(5)憑證記載作用。

【第6句】：公文的分類：

(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件，

(2)從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。

(3)從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)從公文的制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件、行政文件、黨的文件。法規文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規文件。

(5)從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

常見的公文分類還有：

(1)從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。

(3)從文件的發送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件。

(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。

第二章公文寫作

【第1句】：公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

【第2句】：公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

【第3句】：公文寫作的主要特點表現在六個方面：

(1)被動寫作，遵命性強。

(2)對象明確，針對性強。

(3)集思廣益，群體性強。

(4)決策之作，政策性強。

(5)急迫之作，時限性強。

(6)講究格式，規范性強。

【第4句】：公文寫作的基本要求是：

(1)要保證公文內容在政治上的正確性。

(2)要實事求是，在業務上符合客觀規律。

(3)在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。

(4)公文起草要符合統一規定的體式與程序。

(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

【第5句】：公文寫作的一般步驟和方法是：

(1)明確發文主旨。

(2)收集有關材料。

(3)擬出寫作提綱。

(4)認真起草正文。

(5)反復檢查修改。

【第6句】：公文寫作人員的素質修養主要體現在五個方面：

(1)政治素質好。

(2)有一定的政策理論水平。

(3)熟悉業務和機關工作情況。

(4)有較寬的知識面。

(5)有較好的文字功底。

【第7句】：公文寫作人員加強修養應從三個方面著手：

(1)完善自我，勇于創新。

(2)博覽群書，增長知識。

(3)深入實踐，勤學苦練。

第三章公文的體式與稿本

【第1句】：公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

【第2句】：公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

【第2句】：公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。

【第3句】：一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。
 

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【第5句】：2022最新事業單位考試公共基礎知識—公文寫作格式規范

【第6句】：2022年事業單位考試公文寫作基礎知識(匯總)

【第4句】：公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

【第5句】：公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式,是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

【第6句】：公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時,文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。

【第7句】：公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

第四章公文的行文規范

【第1句】：按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

【第2句】：公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說，行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的。地方各級人民政府服從國務院(中央人民政府)是我國各級行政機關行文關系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產黨章程》規定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。

【第3句】：根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行、下行和平行三個方向，并根據機關工作的需要分為三種行文方式：

(1)下行文。下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。根據發文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文;②多級下行文;⑧直達基層組織和群眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。根據發文機關的實際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式：①逐級上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式;②多級上行文;⑧越級上行文。

(3)平行文是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的行文。

第五章機關法定公文的寫作(上)

(命令、議案、決定、決議、指示、意見)

【第1句】：命令，簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。它具有權威性、指揮性和強制性。就行政系統而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府，有權發布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是：

(1)必須根據憲法、法律規定的權限范圍發布命令;

(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點;

(3)語言要準確、凝練、莊重有力;

【第2句】：議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件。它的特點主要有：

(1)行文關系及辦理程序的法定性;

(2)行文內容的單一性和可行性。

【第3句】：可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件;

(2)要注意提出的權限和時限;

(3)要注意行文格式和辦理程序。

【第4句】：決定，是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特點主要是性質重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。決定的文字，要準確、鮮明、簡潔，以便于領會和執行。

【第5句】：決議，是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。其特點有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結果公布兩種類型。

【第6句】：指示，是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示內容涉及的范圍，指示可分為：

(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示;

(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。

總的來說，指示的寫作，要以政策把握方向，內容要明確扼要，條理要清晰。

【第7句】：意見，是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。依據發表見解機構地位的不同，其類型可包括直接指導型和批轉執行型兩種類型。意見的寫作要注意內容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。

第六章機關法定公文的寫作(中)

(公告、公報、通知)

【第1句】：公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知牲文件。其特點為：發布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其內容的性質可以分為兩大類;①涉及法定事項的公告、通告;②知照性公告、通告。公告、通告的寫作要求是：①符合權限，一事一告;②內容明確，語氣莊重;②注意格式。

【第2句】：公報是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，也具有內容的公開性和重要性。發布機關的權威性。常用的公報類型有：①會議公報;②統計公報;②外交公報。不同類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不同：①會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。②統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。②外交公報涉及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。

【第3句】：通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。根據適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。

第七章機關法定公文的寫作(下)

(報告、請示、批復、函、會議紀要、條例規定)

【第1句】：報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型：按照內容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫作要求：①陳述事實要清楚扼要;②表述觀點要精練清晰;⑨語言要簡潔樸實。

【第2句】：請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準類、請求幫助類，請求批轉類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：①要遵守行文規則;②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正確，語言要得體。

【第3句】：批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。批復的主要特點有針對性和指導性。批復的類型：針對請示的內容主要是請求批準和請求幫助兩方面，批復也可以分為兩類：表態性批復和指示性批復。批復寫作要注意這樣三點：①要先回應后批復：⑦態度要鮮明，措辭要明確;⑧要及時批復。

【第4句】：函，是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二：①形式靈活，適應性強;②務實性強。函的類型：根據內容性質，函大體可分為四類:商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事，語言要平實、親切，自然。

【第5句】：會議紀要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特點包括紀要性、約束性、知照性。根據會議紀要的性質和擬寫會議紀要的目的，把會議紀要分為三大類：決議性會議紀要、協議性會議紀要和研討性會議紀要。

會議紀要的寫作：

(1)會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。

(2)會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀要，多半是研討性會議紀要.可以用正副標題的形式。

(3)會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分。

(4)會議紀要由會議主持機關撰寫,可以在最后署機關名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機關，不另外署名。

【第6句】：條例、規定：條例是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。條例的類型：根據發布條例的機關的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關制定的條例;②國家行政機關制定的條例;③地方權力機關制定的條例。規定，是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。規定的類型：根據發布機構和實際作用的不同，規定分為三種類型;①黨內規定;②法規性規定;③一般性規定。可將條例和規定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規定要遵循一定的原則;②起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理，同時應當注意與其他有關法規的銜接和協調;③條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

第八章機關其他常用文書的寫作(上)

(規章類、計劃類、總結、調查報告)

【第1句】：規章類文書是規范工作、活動、行為等的法規、規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。規章類文書包括條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種。規章類文書的特點：內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性。不同的規章類文書的寫作要求存在一定的差別。

1、辦法的內容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。辦法的內容，應具體、周全、便于操作。

2、實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。

3、章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構較小、涉及事務不多的章程，可用“條款式”。

4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則，要求內容簡短、精練、易記。

【第2句】：計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統一自身步調。計劃類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性。計劃類文書的類型：規劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。

【第3句】：總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結的主要作用：下情上達、提高自身。總結的特點：回顧性、經驗性。總結的.寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結經驗教訓要面向未來、綱目要清晰、文風要平實。

【第4句】：調查報告是針對現實中發生的較重大的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。調查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。調查報告的特點：針對性強、紀實性強。調查報告的寫作應注意:深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。

第九章機關其他常用文書的寫作(下)

(講話類、記錄類、簡報、建議類)

【第1句】：講話類文書就是人們在各種特定場合發言時所依據的各類文稿的總稱。根據講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿;②開幕詞、閉幕詞;⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點;口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中;材料要真實、新穎;布局要清晰、緊湊;語言要明白、生動。

【第2句】：記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點：內容的紀實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內容、必要的手續。電話記錄可分為發出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。

【第3句】：簡報就是簡明扼要的書面報告。按內容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點：簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求：內容要真實、確鑿;篇幅要短小;針對性、指導性要強。

【第4句】：建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期。提案的寫作要求：熟悉同提案有關的情況、注意區別提案同一般文章的行文格式。建議是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時使用的文書。建議的篇章結構:是由標題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內容要具體、表達語言要精練。

第十章公文處理工作

【第1句】：在機關秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環節,構成機關信息運轉與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規范性的特點。

【第2句】：公文處理工作是機關工作的一個重要組成部分,在機關工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用，這種作用主要表現為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務是：科學地組織機關的文書工作，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文。正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務，公文處理工作的組織，包括組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

【第3句】：就一個機關而言，它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣，設立某一機構負起全部的責任，或者各機構自上而下地形成一個垂直領導的獨立體系，各機關公文處理機構的設置，要視機關規模的大小、工作任務的繁簡、公文數量的多少而定。

【第4句】：公文處理工作的領導、指導關系可以從以下幾個方面分析;1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。(2)從一個機關來說，它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導的。(3)從上下級的關系來說，上級機關的辦公廳(室)負有責任對其下屬的機關，單位的公文處理工作進行業務指導。(4)機關檔案部門對機關的文書工作也負有一定的指導責任。

【第5句】：公文處理工作的組織形式可分為兩種類型;集中形式和分工形式。一個機關究竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結合考慮以下幾種情況：

(1)機關的工作性質、任務和職權范圍。

(2)機關內部組織機構設置的層次、數量。

(3)機關收發文件數量的多少。

(4)機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

(5)機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備，等等。

【第6句】：公文處理工作的具體要求可以概括為:①準確周密，確保質量;②及時迅速,注重時效;⑧保守機密，安全可靠;④集中統一，加強管理;⑤實事求是，遵規守紀;⑥精簡文件,提高效率。

第十一章公文辦理程序

【第1句】：公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。公文辦理程序包括收文辦理和發文辦理兩個部分。

【第2句】：收文,是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。主要有：簽收、拆封與登記、分發與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個環節。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責。

公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。

公文的分發亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時準確地將收來的文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。

公文的批辦是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

公文的承辦，這一環節，既是收文辦理的最后一道程序，又是發文程序的開始。它直接關系到發文的質量和機關工作的效率。

公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外催辦兩種情況。

查辦是指文書工作人雖協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實,以及對某些問題進行查處,解決的一項承辦性工作。

公文的注辦是對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

【第3句】：發文，是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料,包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理，就是指公文從擬稿到印制發出的整個運行過程。發文辦理程序由擬稿、審核與簽發;核發、繕印與校對;用印、登記與分發等環節組成。公文擬稿是發文辦理的第一個環節，同時也是整個公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。它也是公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的簽發是指機關領導人對文稿最后審批。它是公文形成的關鍵性環節。公文的核發是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。公文的繕印是對已簽發的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質量的最后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關印章。發文的登記，其作用與收文登記一樣。

第十二章公文立卷工作

【第1句】：公文立卷，是指機關文書部門將已經辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機關公文處理工作的重要內容。

【第2句】：案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯系。

【第3句】：公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。

【第4句】：公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值,便于保管和利用”。根據這一原則對公文立卷工作提出了“保持文件間的歷史聯系”、“區分保存價值”、“便于保管和利用”三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

【第5句】：公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結構主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

第十三章案卷整理與歸檔

【第1句】：案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。

【第2句】：案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環節。

【第3句】：調整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調整定卷是機關文書部門或業務部門一項非常重要的工作。

【第4句】：卷內文件排列和編號，卷內文件排列是指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。卷內文件在系統排列以后，應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統計和保護文件。

【第5句】：擬寫案卷標題，案卷標題，也稱案卷題名，是對卷內全部文件內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據，擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

【第6句】：編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。

【第7句】：案卷的編目，是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄，備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

【第8句】：案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號，是指案卷經過編目裝訂以后，將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯系，系統地反映機關的工作活動。

【第9句】：案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此，標志著整個公文立卷工作的完結，文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數、保管期限、備注”等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富。