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檔案管理制度細則篇一

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項工作開展情況的直接反映。為加強山西省食品安全風險監測資料管理工作，確保檔案的規范性、完整性、準確性和系統性，便于信息查詢和開展督導工作，特制訂本制度。

一、適用范圍

本制度適用于山西省食品安全風險監測工作涉及的省、市、縣級衛生行政部門、疾控機構、醫療機構的有關科室及參與監測工作的其它部門與機構。

二、管理原則

1.科學建檔：各機構應按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。

2.規范整理：各機構應按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應參照本制度第三部分要求完成。

3.及時歸檔：各機構應該各項工作完成后一個月內完成歸檔。

4.集中管理：各機構食品安全風險監測工作檔案應實行專柜、專檔保存。

5.專人負責：各機構具體承辦科室應指定專人負責檔案管理。有關工作承擔人員應根據所承擔的工作，及時收集、整理有關資料，并交由專人集中管理。

三、資料分類方法

歸檔資料指所有與食品安全風險監測工作有關的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業務資料等。

（一）管理資料：主要是指開展食品安全風險監測有關管理工作中，所產生的資料。包括管理體系和制度建設、監測隊伍建設、收發文件、監測方案及實施方案、工作計劃、工作總結、督導報告、數據分析報告、簡報等。可參照如下內容分類歸檔。

1.體系建設：包括管理體系、組織機構圖、管理制度、體系內各機構和人員職責分工、運轉流程等。

2.來文：本機構收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）。可以按照發文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。

3.發文：指本機構發出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等。可

1以按發文時間排序。

4.監測方案和實施方案：可以按照時間分類。

5.工作總結和數據分析報告：包括季度和工作總結、數據分析報告，可以按照時間分類。

6.監測隊伍建設：包括人員外出和內部接受培訓情況、培訓班資料等。可以按照時間分類。

7督導資料：包括督導方案、現場記錄表及督導報告等資料，按時間排序。督導資料整理時，應包括通知、日程、督導方案（背景、目的、組織與實施、督導內容、考核標準、人員分工）、現場工作記錄、督導報告、影像資料及其他相關資料。

8.工作動態/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報。可以按照編寫單位分類，每類按時間排序。

（二）業務資料

1.活動資料：主要反映監測工作開展情況。包括會議、培訓及其它工作，每項活動所有相關資料應集中保存。可按照活動類型分類，每類按時間排序。

每項活動檔案資料中應包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結（時間、地點、參會人員、主要目的、內容、相關評價）、影像資料及其他相關資料。

2.技術資料：主要是與監測工作有關的業務資料。包括技術指導手冊等技術性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業務資料。

四、資料保存形式

可分為紙質檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應分別保存，每類形式資料應參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。

1.紙質檔案：以檔案盒的形式保存。

2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內。

3.聲像資料檔案：指與監測工作有關的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據不同的載體形式分別保存。

4.資料匯編：一個自然結束后，可對全年資料進行統一裝訂，形成資料匯編。

紙質檔案、資料匯編和聲像資料檔案應在資料檔案盒內注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內容等基本信息，上述信息應與紙質資料檔案信息一覽表內容保持一致，以便于資料查閱。

每個檔案盒/袋內應有借閱情況表（見附件2），包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。

五、本制度自2023年3月1日起執行。

附件：1.卷內目錄2.借閱情況表

卷內目錄

借閱情況表

檔案管理制度細則篇二

檔案管理制度

一、總則

1、檔案是全面反映公司經營管理及各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。

2、為保證公司所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統一管理制度。

二、辦法

1、由總經理辦公室負責公司所有文檔資料的保存和管理工作。

2、各部門例會和重要會議均要形成會議紀要并提交總經理辦公室。

3、所有合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別總經辦、財務部存檔，各相關部門每月整理匯總合同清單，并于每月第一周最后一天向總經理辦公室提交新增合同清單，總經理辦公室于接到新增合同清單后的二日內更新本部門合同記錄。

4、圖書資料及業務流程等資料由各部門自己保管，但各部門需向總經理辦公室提交資料清單，并于每月第一周最后一天向總經理辦公室提交新增資料清單，總經理辦公室于接到新增資料清單后的二日內更新本部門檔案記錄明細表。

三、檔案范圍

1、公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

2、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、公告等。

3、公司各種規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、項目方案及合同協議等資料；

4、各部門例會和重要會議的會議紀要；

5、員工個人檔案（員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件）以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料；

6、拓展類文字材料(a、工程類；b、業務類；c、人事類；d、財務類；e、行政類；f、員工提案、述職報告等文字材料。

四、檔案分類及編號

1、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類： ?檔案編號以一案一號為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別。

2、機要檔案按其內容分為“機密”、“絕密”、“秘密”三級。其劃分標準： 2.1 機密檔案包括： a、2.2 絕密檔案包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在10萬元以上的重大合同。

2.2 秘密檔案包括：a、財務資料； b、公司重要會議紀要； c、公司經營情況； d、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同； e、金額在10萬-100萬元的合同。a、重要項目資料； b、項目合同協議。

五、檔案裝訂

1、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

六、保存期限

1、檔案保存期限除本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

2、永久保存：a、公司章程；b、股東名簿；c、股東會、董事會會議紀要；d、公司證照；e、各級批文；f、印鑒；g、公司年度經營計劃；h、公司年度經營總結；i、年度財務報表；j、技術資料；k、不動產所有權狀及其他債權憑證；l、人事資料；m、大型活動圖片、音像資料；n、其他核定須永久保存的文書。

3、十五年保存：a、會計憑證；b、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)

4、五年保存：a、期滿或解除的合同協議；b、完結后的項目方案；c、其他經核定須保存五年的文書。

5、一年保存：a、部門工作計劃及工作總結；b、完結后的部門請求報告；c、完結后無長期保存必要文書。d、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

七、保管部門

1、財務專項機要檔案由財務部負責保管。

2、人事專項機要檔案由人事行政專員負責保管。

3、股東會、董事會資料由總經理辦公室保管。

4、其他檔案均由總經理辦公室專人保管。

八、檔案調閱

1、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》，并經相應核準人核準后方可調閱。

2、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、生產類、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經理辦公室報總經理核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。

3、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

4、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

5、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

6、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

7、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。

八、檔案銷毀

1、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

2、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。

3、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀。

4、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。

5、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。

6、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。

九、其他

1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

2、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

3、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

檔案管理制度細則篇三

高安街道文明辦檔案管理制度

為加強精神文明建設規范化、經常化、制度化、標準化管理，不斷提升精神文明建設的質量和水平，根據上級有關精神文明建設的規定，特制訂精神文明建設檔案管理規定。

一、立卷歸檔內容：

(一)總結歸劃類(文明建設班子重視程度)

1.班子研究精神文明建設(兩次以上)工作會議記錄；

2.精神文明建設組織機構設置情況；

3.各項工作計劃、意見等；

4.各項工作半年、年終總結；

5.精神文明建設信息簡報；

(二)創建活動類

6.思想道德教育計劃、教材、考核記錄；

7.科普、計劃生育、衛生健康、法制教育等資料；

8.知識競賽、演講比賽等活動資料；

9.文明家庭、文明樓院評選資料；

10.開展文藝活動資料；

11.開展體育活動資料；

12.開展扶貧、幫困、送溫暖、獻愛心等社會實踐活動資料；

13.支持社會公益事業、積極參加文明城市建設的資料；

14.樹立先進典型資料；

(三)管理類(規章制度)

15.制訂的各項制度、規范等；

16.落實各項制度、規范資料；

(四)榮譽類

17.取得各項榮譽的有關資料(文件、證書)；

二、立卷歸檔要求

按照“誰承辦誰負責”的原則，收集精神文明建設檔案資料，街道各部門（單位）于每月的月底前將收集到的資料經驗收合格后交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設資料，按有關要求進行分類整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實用。

檔案管理制度細則篇四

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）一律由辦公室統一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規劃、計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

檔案管理制度細則篇五

泰州市歌德電商職業培訓學校

檔案資料管理制度

一、各培訓機構都必須建立健全各類培訓檔案，如：培訓教師檔案、教學檔案、培訓學員考勤、成績、培訓合格證、操作證等檔案，并指定專人負責檔案管理工作。

二、培訓教師檔案應包括以下內容：目錄、培訓教師聘用“協議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學歷證書（復印件）培訓教師資格證（復印件）、個人教研成果資料及論文、教學工作鑒定等，并按規定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學檔案，并以班（期）次為單位進行立卷。

（一）教學檔案的內容材料：

1、卷宗目錄

2、教學工作總結

3、開辦培訓班的有關文件（計劃、報告、批文等）

4、教學大綱

5、教學計劃表

6、教學計劃執行表

7、學員登記表

8、學員考勤

9、監考表

10、考試成績登記表

11、考試試卷

12、學員學籍登記表

13、證書發放審核備案表

14、參加培訓學員相應的學歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規范填寫。表內所列內容、責任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項，沒有內容的在卷宗目錄欄內予以注明。

四、職工技能培訓檔案，按班（期）次參照上款內容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓中心安全培訓檔案、資料必須專人專柜管理，按規定需移交單位檔案室保管的應及時移交。

六、技工學校聯辦的大專、本科函授學歷教育的學員檔案，學員畢業后交職工培訓部登記后轉學員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓機構都必須建立企業領導人員和后備人才培訓檔案，內容包括：個人基本情況、參加培訓時間、地點、內容、考試考核結果、個人論文、后續學歷證書（復印件）等。