人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

干部檔案管理工作是黨和國(guó)家干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個(gè)干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務(wù)，今年，我局就我縣人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入的調(diào)研，并就此提出了解決問(wèn)題的思路及對(duì)策。一、我縣人事檔案管理的基本現(xiàn)狀及沿革

1、我縣行政事業(yè)單位職工16917人、退休職工7180人，管有干部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個(gè)管檔單位管理，多的單位有1萬(wàn)多卷，少的只有幾十卷。

2、我縣干部檔案管理主體的沿革

隨著我國(guó)各項(xiàng)改革的不斷深入，隨之進(jìn)行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應(yīng)給我縣干部檔案管理工作帶來(lái)了新的變化，即由原來(lái)組織、人事、勞動(dòng)部門(mén)相對(duì)集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理。現(xiàn)我縣縣直機(jī)關(guān)有組織部，人事、勞動(dòng)、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水務(wù)、畜牧、交通、公安、財(cái)政、教育、衛(wèi)生、文體、城建、蠶桑局等20個(gè)單位管有人事檔案。

二、人事檔案管理目前存在的主要問(wèn)題及原因

近幾年來(lái)，由于機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動(dòng)頻繁，出現(xiàn)了忽視人事檔案管理現(xiàn)象，影響了干部管理工作，從調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)目前主要存在以下問(wèn)題：

1、硬件設(shè)施解決落實(shí)差。對(duì)干部檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀、個(gè)別單位的檔案夾都被蟲(chóng)蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

2、材料收集不便，缺損嚴(yán)重。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革，管理體制發(fā)生了變化，實(shí)行了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和主管部門(mén)的雙重管理，推行人員競(jìng)爭(zhēng)上崗后，部分人員變動(dòng)了工作崗位，檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時(shí)。有個(gè)別單位從97年干部檔案下放到主管局管后，一直未按全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調(diào)研中，我們?cè)诔椴榈?41份檔案中，發(fā)現(xiàn)有438人差檔案材料，占抽查總數(shù)的50以上。其中：差入黨材料的208人，占24.7；差學(xué)歷材料的99人，占11.8；差履歷表的38人，占4.5；差年度考核表的93人，占11。在20xx年新錄用的60名國(guó)家公務(wù)員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒(méi)有入黨材料，占94.5。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、年度考核、工資變動(dòng)材料差缺率幾乎達(dá)40以上。

3、管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。近幾年管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手占70，加之各級(jí)管檔部門(mén)沒(méi)有組織專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。個(gè)別管理人員在接、轉(zhuǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)入、工資、退休時(shí)需要查檔案時(shí)不嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門(mén)與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉(zhuǎn)檔案時(shí)不密封，借出半月、1月甚至有長(zhǎng)達(dá)10個(gè)月不歸還的，個(gè)別人鉆空子，抽取個(gè)人檔案材料造假、銷(xiāo)毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。

三、我縣人事檔案管理的對(duì)策與思考

1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項(xiàng)很重要的工作，國(guó)家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發(fā)了[1988]5號(hào)、[1996]55號(hào)、[1998]13號(hào)文件，對(duì)加強(qiáng)干部檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，體現(xiàn)了對(duì)干部檔案工作的重視。在這次調(diào)研中，通過(guò)我們對(duì)5個(gè)管檔單位的了解中得知，只要領(lǐng)導(dǎo)重視的單位，檔案就管得好，基本設(shè)施完善，有專(zhuān)用檔案庫(kù)房、鐵質(zhì)柜、空調(diào)等，領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)，人員落實(shí)，檔案裝訂好。領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設(shè)施，就連裝訂工具都沒(méi)有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級(jí)各部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，人事檔案管理工作應(yīng)由各級(jí)各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)抓總。

2、將現(xiàn)行人事檔案管理權(quán)相對(duì)集中，推行人事代理制度。中組部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字[1991]3號(hào)）第六條規(guī)定，“干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。縣以上（含縣）機(jī)關(guān)單位的干部檔案實(shí)行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對(duì)集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級(jí)單位管理。”為此，應(yīng)建立統(tǒng)一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性來(lái)確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

3、加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。按照《干部檔案工作條

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例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門(mén)，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)，經(jīng)調(diào)查我縣20個(gè)管檔單位只有十分之一的單位基本達(dá)到要求。為此，應(yīng)將人事檔案管理中心設(shè)置為不以贏利為目的的、經(jīng)費(fèi)由政府財(cái)政補(bǔ)助的事業(yè)單位，改人事檔案付費(fèi)托管為政府無(wú)條件保管，還人事檔案為國(guó)家所有的本來(lái)面目。

4、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。《干部檔案工作條例》三十八條規(guī)定，各級(jí)組織人事部門(mén)要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。而我縣的實(shí)際情況是，20個(gè)管檔專(zhuān)兼職干部70是新手，業(yè)務(wù)不熟。建議：

（1）由組織部門(mén)，每2-3年組織培訓(xùn)一次業(yè)務(wù)知識(shí)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好。

（2）配置專(zhuān)（兼）職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一內(nèi)容的完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求需要一支熱愛(ài)檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)，安心本職工作，具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理干部。為此，應(yīng)參照檔案局對(duì)文書(shū)檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)人事檔案管理人員應(yīng)有的待遇。

5、嚴(yán)格制度，推行責(zé)任追究制。為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究。

（1）在查閱、借閱檔案時(shí)必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查（借）閱。

（2）部門(mén)協(xié)作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個(gè)人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個(gè)別人有機(jī)可乘，偽造、銷(xiāo)毀、涂改檔案等，不準(zhǔn)隨意復(fù)印干部檔案材料。

（3）轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入。各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉(zhuǎn)另一個(gè)單位。

6、收集干部檔案材料是干部檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位人員聘用制改革后，干部管理權(quán)限下放，事業(yè)單位人員工作崗位發(fā)生變化，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也增大了收集材料的難度。建議：

（1）管檔人員必須及時(shí)向有關(guān)部門(mén)采取電話(huà)或一年一次上門(mén)催收與檔案有關(guān)的各種材料。

（2）各管委人事部門(mén)隨時(shí)收集材料及時(shí)交管檔部門(mén)，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的干部檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。

（3）認(rèn)真整理，保證干部檔案質(zhì)量。要按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂，管好干部檔案為合理流動(dòng)人才服務(wù)，做到經(jīng)常檢查，室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防塵。