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檔案安全工作機(jī)制篇一

物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運(yùn)作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案，管理工作檔案的管理具體的說明。

①建筑物檔案

a、建筑物原始檔案

包括竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖，具體清單如下：

產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

（1）產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

（2）技術(shù)資料。包括：竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)算決算分項(xiàng)單、圖紙會(huì)審記錄、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖。

（3）竣工驗(yàn)收證明書。包括：基建工程竣工驗(yàn)收書、建筑消防驗(yàn)收合格證、電信局電話工程竣工驗(yàn)收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書，水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、供水、供暖管道的試壓報(bào)告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

（4）房屋使用資料。包括：業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計(jì)算書。

（5）供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的，竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書。包括：供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費(fèi)合同書、變壓器報(bào)停申請(qǐng)表、用水申請(qǐng)審批表、月供水計(jì)劃報(bào)告單。

b、建筑物維護(hù)、改造檔案

建筑物維護(hù)、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對(duì)所管物業(yè)建筑本體進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料：

（1）維護(hù)改造申請(qǐng)表及批準(zhǔn)文件

（2）維護(hù)改造工程施工許可證

（3）維護(hù)改造方案

（4）維護(hù)改造工程合同

（5）維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

（6）維護(hù)改造工程驗(yàn)收說明書

（7）維護(hù)改造工程結(jié)算（核算）表

（8）各設(shè)備及工程使用維護(hù)說明書]

（9）各設(shè)備及工程使用許可證（政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有）

（10）維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖

c、用戶裝修、改造工程檔案

用戶裝修改造檔案是指住戶對(duì)自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下：

（1）裝修、改造申請(qǐng)表及審查意見

（2）裝修設(shè)計(jì)圖

（3）裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料

（4）完工后的驗(yàn)收意見

②管理工作檔案

管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：

（1）政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項(xiàng)法規(guī)、條例、通知等；

（2）制訂的各種管理規(guī)定、公約；

（3）公司 iso體系文件

（4）財(cái)務(wù)資料

（5）工作計(jì)劃、方針、目標(biāo)記錄

（6）各項(xiàng)管理工作日志

（7）糾正和預(yù)防措施方案

（8）質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄

（9）設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程，巡查、維修、養(yǎng)護(hù)記錄

（10）滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

（11）投訴及投訴處理記錄

（12）其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。

3、檔案的管理

（1）檔案的分類、編目及著錄

（2）檔案的整理裝訂

（3）檔案的電腦化管理

檔案安全工作機(jī)制篇二

檔案管理的安全性思考及措施

【摘要】21世紀(jì)以來，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立，社會(huì)信息化程度不斷加深，檔案事業(yè)也處在飛速發(fā)展中。檔案工作的目的，是為了提供材料為黨和國家各項(xiàng)工作服務(wù)，為人民大眾服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。因此，在檔案利用過程中，對(duì)檔案管理的要求越來越高。其安全性也必然值得我們來思考與重視。【關(guān)鍵詞】信息化 檔案管理 安全措施

近些年來，社會(huì)體制改革不斷深入，檔案工作對(duì)外活動(dòng)變得更加的頻繁，致使檔案的數(shù)量與日俱增。一個(gè)中等機(jī)關(guān)，一年可以形成幾百卷檔案材料；一個(gè)大機(jī)關(guān)，每年可以形成上千卷材料。日月積累下去，如果全部都保存下來，將會(huì)給安全保管帶來許多難以克服的困難。再加上新檔案不斷的形成，數(shù)量增長過快，使檔案的內(nèi)容變得越來越復(fù)雜。因此，在對(duì)檔案的管理上，難度在逐漸加大，一系列安全問題也隨之涌現(xiàn)。

一、加強(qiáng)檔案管理工作安全的必然性 檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，它以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。從整體來說，檔案是黨和國家活動(dòng)的原始記錄，是寶貴的文化財(cái)富；具體來看，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。

無論是針對(duì)工作中日益增多的形式內(nèi)容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價(jià)值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的素質(zhì)不高

1、專業(yè)能力、鑒別能力不足

檔案管理是對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。現(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、專業(yè)性不高，以其他部門轉(zhuǎn)崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人員嚴(yán)重缺乏。因此，在對(duì)檔案信息的鑒定與識(shí)別方面存在很大的問題，有的檔案價(jià)值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價(jià)值具有潛在性，只有等待某一時(shí)機(jī)才能由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。如果管理人員不能透過現(xiàn)象抓住本質(zhì)，深入分析檔案的隱含價(jià)值，那么極有可能導(dǎo)致一部分有價(jià)值的檔案流失。

2、錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí) 在實(shí)際工作中，檔案管理人員對(duì)于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應(yīng)信息時(shí)代檔案的需求標(biāo)準(zhǔn)。在過去的檔案工作中，曾經(jīng)有過重政治、輕業(yè)務(wù)、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會(huì)需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業(yè)貢獻(xiàn)直接掛鉤，這也導(dǎo)致其工作中凝聚力不強(qiáng)，協(xié)作力不夠，對(duì)檔案的安全性缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術(shù)性，也不需要投入過多精力，只要不出錯(cuò)就夠了。這種錯(cuò)誤的意識(shí)嚴(yán)重影響著檔案工作的進(jìn)行。

（二）檔案管理安全措施不完善

1、保密工作不完善

信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險(xiǎn)柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機(jī)密。因此，保護(hù)重要機(jī)密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉(zhuǎn)手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴(yán)重的威脅，管理工作也會(huì)陷入空前嚴(yán)峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護(hù)工作的主要任務(wù)。

2，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不成熟

20世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的成功融合和廣泛應(yīng)用，從根本上改變了信息產(chǎn)生、處理、傳輸、存儲(chǔ)的方式，并以這種改變推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式以及人們生活方式和工作方式的徹底變革。在檔案管理過程中，創(chuàng)建了很多數(shù)字信息檔案，計(jì)算機(jī)運(yùn)作的范圍包括信息檢索、自動(dòng)編目、自動(dòng)轉(zhuǎn)檔等。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的安全性問題也逐漸顯露。首先，是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全問題。由于電子文檔使用互聯(lián)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)，再加上網(wǎng)絡(luò)對(duì)公眾開放，如果有不法分子企圖通過非法手段竊取資料、篡改或者偽造數(shù)據(jù)，那么損失是不可估量的。其次，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不完善，一系列安全隱患層出不窮，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭非法訪問、黑客入侵、惡意病毒攻擊以及內(nèi)部用戶非法授權(quán)行為，這都在一定程度上嚴(yán)重影響著電子檔案的管理水平。

（三）資金不足，保管設(shè)備落后

在檔案管理工作中，先進(jìn)的技術(shù)、配套的設(shè)備、專業(yè)的知識(shí)、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。一方面是由于對(duì)檔案管理的安全意識(shí)不夠，沒有認(rèn)識(shí)到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關(guān)注與重視。目前在檔案管理工作當(dāng)中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案一直處于漸進(jìn)性的自毀過程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。比如紙張老化、字跡模糊褪色，有相當(dāng)數(shù)量的檔案紙張變黃發(fā)脆，有的已成粉片，到了不能再用的程度；檔案蟲害也十分猖獗，不僅在檔案較集中的檔案管，而且現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案生蟲處也不少；檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，需要復(fù)制的檔案數(shù)量大，復(fù)制檔案的手段也比較落后。

三、提高檔案管理的安全性措施

（一）增強(qiáng)檔案工作者的工作水平1.培養(yǎng)檔案人員的工作能力

新時(shí)期，檔案工作和檔案功能的發(fā)揮最終都落實(shí)在高素質(zhì)的檔案人員這個(gè)重要因素上。人是管理活動(dòng)中最積極、最活躍的因素，人才是編研成功與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。這就要求檔案工作在抓專業(yè)知識(shí)業(yè)務(wù)的同時(shí)要重點(diǎn)提高自身能力，建立一批高效的檔案管理隊(duì)伍。首先，要引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)和研發(fā)型人才，利用各種方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高效的培訓(xùn)工作，提高檔案人員的學(xué)歷水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)。第二，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。一個(gè)檔案工作者應(yīng)有較高的文化素質(zhì)，較強(qiáng)的研究能力，才能對(duì)素材正確理解，綜合分析，系統(tǒng)整理，做出準(zhǔn)確的價(jià)值鑒定，生產(chǎn)出精品。第三，檔案人員要不斷拓寬視野、豐富知識(shí)。在社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期，對(duì)檔案的業(yè)務(wù)管理與服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。因此檔案人員要努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)。運(yùn)用檔案學(xué)科新理念、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。最后，在對(duì)檔案人員的招聘方面，必須充分了解應(yīng)聘者的計(jì)算機(jī)水平和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，要求檔案管理人員具備很強(qiáng)的專業(yè)檔案管理能力，能做到精確分析歸類，注重電子檔案的接收、保管等方法的學(xué)習(xí)，從而在根本上提高工作人員的工作水平。

2、改變檔案人員的思想認(rèn)識(shí)

有效推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，必須從根本上提高和改變檔案工作者專業(yè)能力、知識(shí)素養(yǎng)，改變錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性。通過這樣的方式，才能做好管理工作，使檔案信息更好的為人所利用，創(chuàng)造出更大的價(jià)值。因此，檔案管理工作人員必須熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，進(jìn)行有效的宣傳，根據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況制定可行的建設(shè)計(jì)劃，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。在工作中要樹立服務(wù)觀念，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，改變傳統(tǒng)“看攤守點(diǎn)”和“等客上門”的思想。適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念提出挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思慮，解決新問題。勇于打破傳統(tǒng)的管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新和突破。

（二）改善檔案管理的方法 1，加強(qiáng)檔案保密工作

保管檔案機(jī)密是工作人員的工作基礎(chǔ)，無論是檔案管理人員還是檔案利用者，必須依照相應(yīng)的規(guī)章制度，在工作范圍內(nèi)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。如無權(quán)限人員不得進(jìn)入檔案庫房、檔案查閱不得在庫房?jī)?nèi)進(jìn)行、檔案工作人員進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)必須辦理相應(yīng)的交接手續(xù)、檔案資料不得隨意帶出、未經(jīng)許可或工作要求不允許私下復(fù)制檔案材料、不允許對(duì)其他人員泄露檔案內(nèi)容等。

每個(gè)檔案工作者必須嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，同一切失密、泄密現(xiàn)象作堅(jiān)決的斗爭(zhēng)。在保密的前提下提供利用，在什么情況下提供利用，給誰提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，范圍多大，什么情況下需要解密等，都要服從黨和國家的利益。凡是檔案提供利用有利于改革開放、促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)就積極大膽的提供利用，反之則應(yīng)注意保密。在具體處理提供利用與保密的關(guān)系時(shí)，要深入審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間的推移、地點(diǎn)和條件的變化、調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大利用范圍，減少繁瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便利用者。

2、增強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 當(dāng)今世界信息爆炸式增長，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中廣泛應(yīng)用。對(duì)于在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面，各單位、組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)該構(gòu)建涵蓋制度、管理、人員、技術(shù)在內(nèi)的計(jì)算機(jī)信息維護(hù)體系。

第一，使用較為安全的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)使用過程中可以發(fā)現(xiàn)，要想獲得技術(shù)性較高、可靠的安全系統(tǒng)，不僅僅需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，同時(shí)還需要不斷升級(jí)和完善計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程序，進(jìn)行必要的安全升級(jí)設(shè)置，及時(shí)消除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的安全隱患。

第二，采取加密技術(shù)。應(yīng)用加密的技術(shù)是目前一種最為普遍的驗(yàn)證方式。加密的目的是讓非法用戶無法讀懂信息，其原理就是在參數(shù)的指示和控制下，通過加密算法將原本可讀懂的明文數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為偽隨機(jī)的亂碼密文。合法用戶若要讀懂?dāng)?shù)據(jù)，則需要在密匙的指示和控制下，通過算法將一轉(zhuǎn)化的密文再次還原成明文，才能獲得閱讀，這個(gè)過程叫做解密。

第三，安裝防火墻和入侵防御系統(tǒng)。（*）防火墻是一種邏輯裝置，通常處于機(jī)構(gòu)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，通過監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，限制來自外網(wǎng)的用戶訪問外界的權(quán)限，對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)屏蔽有關(guān)被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。另外，還需要在存儲(chǔ)檔案資源的局域網(wǎng)網(wǎng)關(guān)部位安裝具有防御功能的系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的應(yīng)用往往能夠發(fā)現(xiàn)和阻止來自外部的非法入侵或者內(nèi)部用戶非法授權(quán)行為活動(dòng)。作為防火墻裝置的一個(gè)有效補(bǔ)充，入侵防御系統(tǒng)不僅能夠有效保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全，還可以作為收集黑客入侵的客觀證據(jù)。

實(shí)踐證明，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)要完全避免越權(quán)操作是很困難的，但要做好防御工作并采取補(bǔ)救措施減少損失卻是可以做到的。

（三）加大資金的投入量，優(yōu)化設(shè)備

我國的現(xiàn)代化建設(shè)蓬勃發(fā)展，組織單位要求檔案室提供大量、系統(tǒng)、廣泛的檔案信息。但是目前檔案館藏內(nèi)容單一，數(shù)量不多，種類不盡齊全，時(shí)間跨度短，難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。造成館藏不豐富的原因，主要是因?yàn)殚L期以來對(duì)于檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，致使一些檔案館單純注意為政治斗爭(zhēng)服務(wù)，忽視了經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究及其他各項(xiàng)工作領(lǐng)域。

為了更好地保證檔案工作的進(jìn)行，就必須改變現(xiàn)在的管理局面，確保經(jīng)費(fèi)的投入。社會(huì)需要長遠(yuǎn)利用檔案，要求盡可能延長檔案的壽命。為了解決檔案的不斷損毀和長遠(yuǎn)利用要求的矛盾，就需要采取各種保護(hù)措施，防止檔案遭受損失，保證檔案的完整與安全，從而把檔案的損壞率降低和控制在最小的范圍內(nèi)。具體措施如下：

第一，確保經(jīng)費(fèi)的投入。各單位組織應(yīng)該在充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性后，加大對(duì)檔案工作的投入力度。要保障檔案人員的權(quán)益，適當(dāng)提高檔案人員的工資及待遇，特別要對(duì)高層次專業(yè)人才予以重視，避免人才流失。

第二，強(qiáng)化硬件設(shè)施。科學(xué)的管理離不開良好的硬件條件，但總的來說，檔案工作應(yīng)做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。根據(jù)載體材料來劃分，檔案的形式有甲骨、金石、縑帛、簡(jiǎn)冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等。保管技術(shù)有很多，比如，通常所說的“八防”，即防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光，這些問題解決了，就可以有效的防止檔案文件的損壞。其次在于檔案保管的基本物質(zhì)條件，比如，檔案庫房和儲(chǔ)存條件。首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀的原則。要有足夠的面積、開間大小適當(dāng)、屋頂要絕對(duì)防止雨雪滲漏，具有良好的隔熱性能、庫房墻壁應(yīng)堅(jiān)固耐久，具有防潮、防潮的性能、地面應(yīng)防水、庫房門應(yīng)緊密、牢固、防火，窗戶應(yīng)該防強(qiáng)風(fēng)、防風(fēng)沙等。據(jù)研究結(jié)果表明，庫房最為適宜的溫度應(yīng)在14℃-20℃之間；相對(duì)濕度應(yīng)在50%-65%之間。其次，對(duì)于檔案裝具要便于調(diào)閱、取拿方便、整齊劃

一、合乎規(guī)范。檔案保管的設(shè)備也要一應(yīng)俱全，如去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備，溫濕度測(cè)量及控制設(shè)備，防盜、防火報(bào)警器，滅火器，裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)，微縮拍照設(shè)備及微縮品閱讀復(fù)制設(shè)備，通信及閉路電視監(jiān)控設(shè)備，消毒滅菌設(shè)備以及檔案進(jìn)出庫的運(yùn)送工具，等等。最后，特別注意的是對(duì)于電子檔案的保管，具體要求控制適宜的溫濕度，應(yīng)在溫度15℃-27℃、相對(duì)濕度40%-60%的范圍內(nèi)；防止灰塵；防止外來磁場(chǎng)，確定磁性載體的記錄不受磁場(chǎng)的破壞；防止機(jī)械震動(dòng)；防止光線和有害氣體的影響；加強(qiáng)日常管理維護(hù)工作等。

四，結(jié)語

檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容十分冗雜、繁瑣且難度系數(shù)較大的工作。因此，只有認(rèn)真做好各方面工作，建立健全檔案管理制度，規(guī)范專門檔案的管理，讓檔案工作有章可循，才能更好的為社會(huì)服務(wù)，真正成為科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心，擔(dān)負(fù)起維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重任，在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，發(fā)揮出巨大的作用。

檔案安全工作機(jī)制篇三

電力系統(tǒng)的安全性及防治措施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及人民生活水平的不斷提高，人們對(duì)電力的需求和依賴性越來越大，對(duì)安全穩(wěn)定供電的要求越來越強(qiáng)。然而,由于受到電力系統(tǒng)自身原因和外部干擾的影響，電網(wǎng)事故時(shí)有發(fā)生,這不但使電力經(jīng)營企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益受到損失,而且對(duì)電力用戶和整個(gè)社會(huì)都將造成嚴(yán)重的影響。自20世紀(jì)60年代以來，世界各國均發(fā)生過因電力系統(tǒng)穩(wěn)定破壞而導(dǎo)致的大面積停電事故。1996年7~8月美國西部接連2次大停電事故，美國總統(tǒng)認(rèn)為停電事故已“危及國家安全”。2003年下半年在北美和加拿大、英國倫敦、瑞典-丹麥、意大利都先后發(fā)生過大面積停電事故，震驚世界。特別是，2003年8月14日美加大停電波及5000萬人口的供電范圍，造成重大經(jīng)濟(jì)損失，是美國歷史上最嚴(yán)重的停電事故。

在我國，近20年來，各大電網(wǎng)發(fā)生的大停電事故有100余起。在西電東送，南北互聯(lián)的條件下，我國將形成全國聯(lián)網(wǎng)的巨型電力系統(tǒng)，如果出現(xiàn)電力系統(tǒng)重大事故，其規(guī)模和造成的損失有可能大幅度增加。因此，保證大規(guī)模互聯(lián)電力系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行是一個(gè)重大而迫切的問題，必須作為一個(gè)重大戰(zhàn)略問題來解決。

2電力系統(tǒng)的安全性問題

2.1現(xiàn)代電力系統(tǒng)的安全性問題

電力系統(tǒng)的安全性是指系統(tǒng)在發(fā)生故障情況下,系統(tǒng)能保持穩(wěn)定運(yùn)行和正常供電的風(fēng)險(xiǎn)程度。傳統(tǒng)的電力系統(tǒng)安全性主要是在發(fā)生故障情況下，研究電力系統(tǒng)本身的動(dòng)態(tài)特性，包括系統(tǒng)的功角穩(wěn)定性、電壓穩(wěn)定性、頻率穩(wěn)定性、系統(tǒng)解列、熱過載等。這類研究一般是針對(duì)單一故障的，而大面積停電事故則通常是連鎖事件的復(fù)雜序列。

隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，為了保障大電網(wǎng)的安全和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行，各種信息系統(tǒng)，如調(diào)度自動(dòng)化（scada/ems）、配電網(wǎng)自動(dòng)化系統(tǒng)（da）和變電站綜合自動(dòng)化系統(tǒng)（sa），電力市場(chǎng)技術(shù)支持系統(tǒng)等在電力系統(tǒng)領(lǐng)域里得到了廣泛應(yīng)用。圖1給出了現(xiàn)代電力系統(tǒng)的整體構(gòu)架，電力系統(tǒng)與信息系統(tǒng)、通信系統(tǒng)已經(jīng)融合成為高度集成的混雜系統(tǒng)，電力系統(tǒng)的監(jiān)測(cè)和控制越來越依賴于信息系統(tǒng)和通信系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。信息系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是核心，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)不當(dāng)是8.14美加大停電的基本原因之一。一個(gè)關(guān)鍵通信系統(tǒng)發(fā)生故障會(huì)使整個(gè)系統(tǒng)陷于癱瘓，進(jìn)而失去可控性和可觀測(cè)性。因此，必須把電力系統(tǒng)安全性的概念加以拓展。

最近一些研究人員提出了電力系統(tǒng)脆弱性（vulnerability）的概念，作為電力系統(tǒng)動(dòng)態(tài)安全評(píng)估的一種新的框架。脆弱性一詞經(jīng)常出現(xiàn)在環(huán)境、生態(tài)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域的有關(guān)文獻(xiàn)中,用來描述相關(guān)系統(tǒng)及其組成要素易于受到影響和破壞,并缺乏抗拒干擾、恢復(fù)初始狀態(tài)（自身結(jié)構(gòu)和功能）的能力。它們?cè)诓煌膶W(xué)科中有不同的含義。對(duì)于電力系統(tǒng)脆弱性，可定義為：電力系統(tǒng)因人為干預(yù)、信息、計(jì)算機(jī)（軟、硬件）、通信、電力系統(tǒng)元件和保護(hù)控制系統(tǒng)等因素，而潛伏著大面積停電的災(zāi)難性事故的危險(xiǎn)狀態(tài)。系統(tǒng)脆弱性與系統(tǒng)安全性的水平和在系統(tǒng)參數(shù)變化時(shí)系統(tǒng)安全性水平的變化趨勢(shì)這兩類信息密切相關(guān)。在這個(gè)概念中,人們對(duì)它們?cè)O(shè)定一個(gè)可被接受的基準(zhǔn)值,當(dāng)系統(tǒng)安全現(xiàn)狀被評(píng)估后，系統(tǒng)安全性水平和它的變化趨勢(shì)也就被確定下來。系統(tǒng)是否脆弱取決于它們是否高于或低于設(shè)定的基準(zhǔn)值。

2.2電力系統(tǒng)安全性問題的影響因素

影響電力系統(tǒng)安全性的因素很多，對(duì)于組成現(xiàn)代電力系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施而言,可分為內(nèi)部因素和外部因素。

（1）內(nèi)部因素：

1）電力系統(tǒng)主要元件故障：發(fā)電機(jī)、變壓器、輸電線故障；

2）控制和保護(hù)系統(tǒng)故障：保護(hù)繼電器的隱性故障、斷路器誤動(dòng)作、控制故障或誤操作等；

3)計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)故障；

4）信息、通信系統(tǒng)故障：與ems系統(tǒng)失去通信、不能進(jìn)行自動(dòng)控制和保護(hù)、信息系統(tǒng)的故障（造成信息的缺損或者得到的信息不可靠）或擁塞、外部侵入信息/通信系統(tǒng)（如黑客的入侵）；

5）電力市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的因素：電力市場(chǎng)中各參與者間的競(jìng)爭(zhēng)與不協(xié)調(diào)、在更換舊的控制和保護(hù)系統(tǒng)或發(fā)電裝置上缺少主動(dòng)性；

6）電力系統(tǒng)不穩(wěn)定：靜態(tài)/暫態(tài)/電壓/振蕩/頻率不穩(wěn)定等。

（2）外部因素：

1）自然災(zāi)害和氣候因素：地震、冰雹、雷雨、風(fēng)暴、洪水、熱浪、森林火災(zāi)等；

2）人為因素：操作人員誤操作，控制和保護(hù)系統(tǒng)設(shè)置錯(cuò)誤、蓄意破壞（包括戰(zhàn)爭(zhēng)或恐怖活動(dòng)）等。

3電力系統(tǒng)安全性的防治措施

3.1加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)，降低事故概率

電力工業(yè)是需要長期和超前投資的工業(yè)，大的發(fā)電廠的建設(shè)要5~10年，壽命約為30年。所以，要求廠（發(fā)電廠）網(wǎng)（電網(wǎng)）協(xié)調(diào)、統(tǒng)一規(guī)劃、超前建設(shè)、合理結(jié)構(gòu)，以保證電力系統(tǒng)的安全運(yùn)行。特別要加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)（加強(qiáng)遠(yuǎn)距離輸電網(wǎng)、受端電網(wǎng)和二次系統(tǒng)）以提高電網(wǎng)安全可靠性，降低事故概率，減少停電損失。

在2003年8月14日發(fā)生的美加大停電事故中美國官方提出電力供應(yīng)網(wǎng)的“古老和陳舊”，也就是設(shè)備的老化問題，是電力系統(tǒng)發(fā)生故障的嚴(yán)重隱患。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在發(fā)達(dá)國家中，發(fā)電設(shè)備的壽命在30年以上的自1990年的12增加到2000年的31，預(yù)計(jì)到2010年將達(dá)到50。同樣地，在輸電和配電領(lǐng)域，很大一部分的基礎(chǔ)設(shè)施的壽命已接近70年。另一方面，很多幾十年前設(shè)計(jì)的設(shè)備已不適應(yīng)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)。所以，電力設(shè)備老化問題是發(fā)達(dá)國家普遍存在的問題。更換老化了的設(shè)備需要新的大規(guī)模投資。但是，電力工業(yè)市場(chǎng)化后，市場(chǎng)參與者關(guān)心的是今天和明天的利益，而不是20年以至30年的利益。在過去的十年中，由于競(jìng)爭(zhēng)的壓力、市場(chǎng)的不完備和管制的不確定性，在一些進(jìn)行電力工業(yè)改革的國家中的投資已保持在一個(gè)較低的水平，以美國和瑞典為例，發(fā)電的高峰備用已由1990年的20降到2000年的10。所以，對(duì)于電力系統(tǒng)的建設(shè)要有全面規(guī)劃，要建立一定的監(jiān)管制度和投資激勵(lì)機(jī)制，使電力工業(yè)的發(fā)展能滿足電力系統(tǒng)運(yùn)行安全性的要求。

3.2加強(qiáng)電力系統(tǒng)監(jiān)控和管理

電力系統(tǒng)的互聯(lián)使得在廣闊的地域內(nèi)進(jìn)行資源的優(yōu)化配置，互通有無，相互支援成為可能。但是，在緊密相連的互聯(lián)電力系統(tǒng)中，一個(gè)局部故障能迅速向全系統(tǒng)傳播，會(huì)導(dǎo)致大面積停電。所以，在事故處理上，要求反應(yīng)迅速，高效統(tǒng)一。以美國為例，從1996年美國西部?jī)纱未笸ｋ姾?003年8月14日大停電事故的情況來看，美國的電力系統(tǒng)監(jiān)控和管理方面有很多值得改進(jìn)的地方。在美國有3000多家電力公司在廣袤的北美大地上各自經(jīng)營著總?cè)萘考s900gw的電力工業(yè)，雖然3000多家電力公司的電網(wǎng)是互聯(lián)的，形成北美龐大的電力系統(tǒng)，但它們的調(diào)度和管理則是各自為政的，也沒有一個(gè)監(jiān)控全國或一個(gè)大區(qū)域互聯(lián)電力系統(tǒng)的組織和機(jī)構(gòu)來統(tǒng)一負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)全系統(tǒng)的安全運(yùn)行和事故后的故障處理。在一個(gè)互聯(lián)電力系統(tǒng)的某一部分出現(xiàn)故障后，互聯(lián)的電力系統(tǒng)的其他部分在故障波及以前往往還不知道事故的發(fā)生。所以，在一個(gè)互聯(lián)的電力系統(tǒng)中，統(tǒng)一電網(wǎng)管理，統(tǒng)一電網(wǎng)調(diào)度，建立完善的安全運(yùn)行制度是保證電力系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行的重要條件。要通過定期的培訓(xùn)來不斷提高調(diào)度和運(yùn)行人員的素質(zhì)，特別是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。美國grid2030研究計(jì)劃的研發(fā)項(xiàng)目中，建議2010年建成國家電網(wǎng)控制中心，強(qiáng)調(diào)輸配電電網(wǎng)和通信信息網(wǎng)的結(jié)合。

檔案安全工作機(jī)制篇四

干部人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、任務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長歷史的真實(shí)記載，為組織、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為合理分配使用人才資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部人事檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)、加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，結(jié)合檔案管理的實(shí)際，就干部人事檔案的管理工作談幾點(diǎn)體會(huì)。

一、加強(qiáng)檔案材料收集、管理工作，健全檔案內(nèi)容。在新的時(shí)期，我們要緊緊圍繞干部檔案的利用價(jià)值，在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，一方面按照中組部《關(guān)于干部檔案材料收集歸檔的暫行規(guī)定》的要求，下達(dá)了《關(guān)于加強(qiáng)人事檔案材料收集、歸檔和中層干部任免備案工作的通知》；另一方面在檔案材料收集、管理工作上變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)缺少的材料要做到口勤、手勤、腳勤，加強(qiáng)聯(lián)系溝通，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的材料。

二、加強(qiáng)干部檔案材料的審查、鑒別，確保干部人事檔案的真實(shí)性。干部人事檔案是組織人事部門全面考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)；為落實(shí)干部政策、調(diào)整工資級(jí)別、解決生活待遇、更改參加工作時(shí)間、編史修志等有關(guān)問題提供重要憑證作用。

干部人事檔案的作用決定了收集的檔案材料必須完整、真實(shí)、可靠，為此我們?cè)谑占刹咳耸聶n案材料的時(shí)候應(yīng)做好以下兩點(diǎn)：

1、建章立制，有章可循，按章辦事，規(guī)范操作。凡規(guī)定由組織部門蓋章的，必須印章齊全。組織鑒定、審查結(jié)論、處分決定、民主評(píng)議和組織考核等形成的綜合材料，須經(jīng)本人見面簽字。任免呈報(bào)表和錄用聘用審批表必須有批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、時(shí)間和文號(hào)。建立接收干部人事檔案登記簿、借閱檔案登記簿、市內(nèi)檔案轉(zhuǎn)移記錄、轉(zhuǎn)遞檔案材料通知單等。

2、加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感。對(duì)收集的檔案材料要認(rèn)真審核，把完整、真實(shí)、可靠的材料收入干部檔案，把好質(zhì)量關(guān)。檔案工作是細(xì)致入微的工作，應(yīng)杜絕粗心大意，在檔案鑒別過程中，管檔人員更要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案材料真實(shí)、完整。

3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要多注意業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高鑒別能力，能夠辨明是非，要善于通過對(duì)比、分析、校對(duì)、核實(shí)等方法去偽存真、去粗存精，堅(jiān)決把虛假材料拒之門外，努力維護(hù)干部人事檔案的真實(shí)性、可靠性。

三、加快檔案工作的信息化進(jìn)程，提高工作效率。檔案管理工作的信息化是檔案目標(biāo)管理工作的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。我們利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)將干部檔案資料整理輸入電腦，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作中提高了效率。目前共管理人事檔案10699卷，其中在職干部7613卷，離退休干部3040卷，死亡干部檔案46卷。

檔案安全工作機(jī)制篇五

淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施

【摘要】病歷檔案一般簡(jiǎn)稱為病案,記錄了患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療經(jīng)過及其結(jié)果等,是醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療信息的基本載體,屬醫(yī)藥衛(wèi)生科技檔案,是國家檔案的重要部分。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化,病歷檔案的價(jià)值日益凸顯,它不僅可為醫(yī)院科學(xué)、教學(xué)、醫(yī)療質(zhì)量評(píng)估、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、醫(yī)院管理等方面提供可靠的科學(xué)依據(jù),也成為醫(yī)療糾紛和事故調(diào)查鑒定、保險(xiǎn)公司核保兌賠、交通肇事及傷殘鑒定、公檢法部門辦案、工傷職業(yè)病診斷等的重要原始證據(jù)。因此,優(yōu)化病歷檔案管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和服務(wù)社會(huì)各方面具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】

醫(yī)院管理對(duì)策電子檔案問題

淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還相對(duì)的滯后，嚴(yán)重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，這是我們當(dāng)前亟待解決的問題。

一、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

1、檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

2、醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后，跟不上檔案管理的需求。

3、電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

4、檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

5、檔案管理硬件不能滿足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對(duì)較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

二、解決醫(yī)院電子檔案管理中存在問題的對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變觀念提高認(rèn)識(shí),強(qiáng)化病案管理制度建設(shè)

病歷檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部分,我國規(guī)定病歷檔案管理人員配置標(biāo)準(zhǔn)是三級(jí)以上醫(yī)院100張床位需配置3名病案管理人員,每增加50張床位就需要增加1名人員。但由于病歷檔案工作經(jīng)濟(jì)效益不明顯,在實(shí)際工作中往往將病歷檔案管理列入一般后勤管理,未引起足夠的重視,1000張編制床位的三級(jí)醫(yī)院病歷檔案管理人員僅10余人,編制不足,人員短缺,嚴(yán)重制約了病歷檔案工作的開展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要充分認(rèn)識(shí)到病歷檔案管理工作的重要性,將其納入醫(yī)院管理的議程,放在醫(yī)院管理的重要位置。成立由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、質(zhì)控科、院感科、信息科、各臨床醫(yī)技科室等部門參加的病歷檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,以提高病案管理的整體水平。根據(jù)《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等法律法規(guī),聯(lián)系醫(yī)院實(shí)際,明確病歷檔案人員的崗位職責(zé),對(duì)病歷檔案的收集、整理、借閱等制度進(jìn)行修訂和完善,使各項(xiàng)制度更具有可操作性和可執(zhí)行性,促使病歷檔案管理工作步入規(guī)范化、制度化的軌道。

2、規(guī)范病歷書寫行為,強(qiáng)化病歷檔案內(nèi)涵建設(shè)

醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療記錄是病案的核心,病歷書寫應(yīng)當(dāng)客觀真實(shí)反映病情演變經(jīng)過和醫(yī)療的決策執(zhí)行過程,反映醫(yī)務(wù)人員良好的臨床思維。但在實(shí)際工作中,由于部分醫(yī)務(wù)人員工作態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),病歷存在詢問病情不詳細(xì)、體格檢查不全面、書寫病歷不及時(shí)、內(nèi)容書寫不完整、術(shù)語使用不規(guī)范、字跡潦草不清晰等問題。要經(jīng)常性地開展各種形式的病歷質(zhì)量教育,健全醫(yī)院-質(zhì)控科-科室三級(jí)病歷質(zhì)量控制體制,充分發(fā)揮科室質(zhì)控小組的作用,把病歷質(zhì)量與科室和個(gè)人的績(jī)效考核掛鉤,加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控。同時(shí),醫(yī)務(wù)人員要強(qiáng)化三種意識(shí)來加強(qiáng)病案的內(nèi)涵建設(shè),一是強(qiáng)化質(zhì)量觀念和職責(zé)意識(shí),明確注重病案質(zhì)量不僅是對(duì)患者和醫(yī)院負(fù)責(zé),也是對(duì)自己負(fù)責(zé),倡導(dǎo)用誠信、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待病歷書寫,做到規(guī)范使用醫(yī)學(xué)術(shù)語,文字工整,字跡清晰,表述準(zhǔn)確,語句通順,標(biāo)點(diǎn)正確,病程記錄及時(shí),合理檢查,合理用藥,診斷明確。二是強(qiáng)化法律意識(shí),病歷檔案是具有法律效力的文書,要有效杜絕涂改、隱匿、偽造、銷毀病歷等現(xiàn)象的發(fā)生,保證病案的真實(shí)、完整、系統(tǒng),保護(hù)醫(yī)患雙方利益,保障醫(yī)療質(zhì)量安全,最大限度減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。三是樹立標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí),嚴(yán)格按照衛(wèi)生部《病歷書寫基本規(guī)范(2010版)》、《護(hù)理文書書寫規(guī)范及管理規(guī)定》的要求,把握書寫要點(diǎn),提高病歷書寫質(zhì)量,促進(jìn)病案內(nèi)涵建設(shè),確保醫(yī)療服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效。

3、重視人員培養(yǎng)教育,強(qiáng)化隊(duì)伍綜合素質(zhì)建設(shè)

病案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到病案管理水平的高低。病案的管理并不僅僅是文檔的整理,而是綜合了醫(yī)院管理、檔案管理、臨床醫(yī)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的一項(xiàng)復(fù)雜性工作。目前,絕大部分醫(yī)院的病案管理人員編制不足,專業(yè)化水平不高,只能做基本的整理、編目、首頁錄入、上架等工作,沒有精力進(jìn)行檔案編研、信息開發(fā)與利用。而且病案管理隊(duì)伍梯隊(duì)不合理,年齡偏大難以適應(yīng)信息化建設(shè)步伐。為了提高病案管理水平,要將病案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃中,增加人員編制,使病案管理人員有足夠的時(shí)間和精力,既能

應(yīng)對(duì)病案的收、編、管等日常基礎(chǔ)工作,又可以對(duì)病案信息進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的開發(fā)利用,改變“重藏輕用”的現(xiàn)象,使病案的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。要著眼隊(duì)伍建設(shè),改善醫(yī)院病案管理人才結(jié)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng),以專業(yè)教育與繼續(xù)教育相結(jié)合的方式,鼓勵(lì)在職病案管理人員進(jìn)行專業(yè)深造,外出培訓(xùn)進(jìn)修學(xué)習(xí),不斷拓寬知識(shí)面,及時(shí)更新專業(yè)知識(shí),熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。同時(shí),還要加強(qiáng)病案管理人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)教育,不斷提高思想認(rèn)識(shí)和職業(yè)素養(yǎng),有效預(yù)防和堅(jiān)決抵制醫(yī)療行業(yè)的不正之風(fēng)。

4、加大投入搭建平臺(tái),強(qiáng)化病案管理硬件建設(shè)

加大資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備,是提高病案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)病案管理科學(xué)化的必備條件。目前,紙質(zhì)病案仍然是主體,雖然已將病歷的首頁輸入電腦保存,但原始實(shí)體占用的庫存和歸檔的工序還是沒變,醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展催生了大量的病案,造成庫房擁擠、安全性差、查找困難。隨著計(jì)算機(jī)的普及,his系統(tǒng)的應(yīng)用,電子病歷的推廣,病案電子存儲(chǔ)成為現(xiàn)代化醫(yī)院管理和病案管理的必然趨勢(shì)。要加大硬件投入,為病案電子存儲(chǔ)配置必要的軟硬件設(shè)施,購置計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、縮微機(jī)等先進(jìn)設(shè)備,對(duì)早期病歷進(jìn)行掃描建庫,存入光盤,刻錄一式兩份,一份提供利用,一份封存保管,保證病案信息化建設(shè)順利實(shí)施。同時(shí),完善病案實(shí)體管理系統(tǒng),設(shè)置防盜監(jiān)控、溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng),配置防塵、防蟲、防磁等設(shè)施,延長病案壽命,維護(hù)病案的完整與安全。

5、嚴(yán)格管理環(huán)節(jié),強(qiáng)化病案實(shí)體規(guī)范建設(shè)

對(duì)病歷檔案的收集、整理、復(fù)印、借閱等環(huán)節(jié)工作進(jìn)行規(guī)范化管理是優(yōu)化病案管理的基礎(chǔ)。出院病歷必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)書寫完畢,在患者出院后72小時(shí)內(nèi)送交醫(yī)院病案管理部門,對(duì)未能及時(shí)回收的病歷要進(jìn)行催繳。查收的每一份病歷,要按照規(guī)定順序整理裝訂,做好疾病分類編碼,建立姓名、日期、疾病等索引工具,按照住院號(hào)及時(shí)上架。把好復(fù)印復(fù)制關(guān),正確區(qū)分病案主觀部分和客觀部分內(nèi)容,根據(jù)《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》,需申請(qǐng)復(fù)印病案時(shí),只能復(fù)印病案的客觀部分,而不是全套病案。借閱病案時(shí)要嚴(yán)格履行登記手續(xù),從病案借閱時(shí)間、借閱范圍和借閱權(quán)限審批等程序進(jìn)行嚴(yán)格管控,規(guī)范借閱行為。

【結(jié)語】檔案信息化建設(shè)是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應(yīng)該是具有廣博的知識(shí)并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。面對(duì)需求上的這一變化，首先要做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，檔案工作人員不但是檔案學(xué)、文書學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專業(yè)人才，而且是計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)等方面的專業(yè)人員。只有通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。