一、把握特點

所謂特點，是與其它文體相比較而呈現出的不同點和區別點。分析和認識總結文體的特點，是寫好總結的關鍵所在。不了解這一特點，就抓不到重點，也就很難寫出有特色的工作總結。總結與其它的文體相比較，有五個不同特點。

一是在內容上，不是寫現在，而是寫過去。就是對已經做過的一個時期的工作，進行全面地、系統地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統化、科學化。

二是在對象上，不是寫群眾，而是寫機關。就是總結領導機關在組織領導、指導思想、工作作風和工作方法上，有什么經驗，有什么教訓，看以前服務得怎么樣今后怎樣繼續服好務。

三是在方法上，不是我說你怎么樣，而是說我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認識，自我肯定，自我表揚自我批評，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現，也有用第三人稱的。

四是在目的上，不是預測情況，估算數字，盤算問題，而是肯定成績，找準問題，悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導明天。總結工作不是目的，目的在于吸取經驗教訓，做好當前和今后的工作。如果只是把總結當成收錄材料的容器，寫成流水賬，就達不到預期的效果。

五是在體裁上，不是記敘文而是議論文。總結不只是對情況與事實作概略性的綜合歸納，而主要是對事物作本質的分析，把感性認識上升到理性認識，從中找出事物發展的基本規律。揭示規律性的東西很重要，不僅要千方百計找出規律，清楚明白地反映規律，而且要用事實明白無誤地說明規律。

六是在作用上，就是向本單位職工群眾報告情況和向上級匯報情況及向外單位介紹情況和經驗。向群眾作總結并報告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向上級匯報工作，是讓上級機關全面了解下面工作的情況，以便及時獲得上級機關的指導;向外單位介紹本單位的工作情況和經驗教訓，是提供學習借鑒。

二、區分類型

總結的文體細分有很多種，但無論是從內容上分，或是從范圍上分，或是從時間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結，一種叫專題性工作總結。

(一)全面性工作總結。就是對一個單位、一個部門、一個組織的一個時期、一個階段的工作實踐進行全面總結。凡在機關工作的同志，都經常和這種文體打交道，其關鍵是要總結經驗和教訓。全面總結，一般時間跨度長，涉及的范圍廣，包含的內容多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點，縱深結合。我認為，解決這個問題的有效辦法就是要搞好三個統一：

一是統一總結的中心內容。是以反映工作情況為主，還是以反映經驗體會為主，要有一個明確的思想。

二是統一總結的主題思想。寫全面總結要樹立一個主題思想，確定一個主題，圍繞主題寫就不會走題。不樹立一個主題思想，寫出來的總結就很難突破一般化。

三是統一工作形勢的估價。寫全面總結之前，要對本單位、部門、組織在該階段的工作形勢有一個明確的評價，搞清楚總的形勢如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經驗值得總結推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問題和原因需要總結上報。在這些方面統一了思想認識，執筆者就有了主攻方向，結構編排就容易，就易產生靈感，下筆也就順暢。

(二)專題性工作總結。就是對某項工作進行專題總結，也就是單獨對某一項工作、某一個方面的經驗教訓進行專門總結。其特點是突出一個“專”字，要求內容專、主題專、事例專、經驗專、寫作手法也專。在寫專題總結時，必須對有關專題的內.容、原則、要求、方法，全面深刻地認識和理解，知道所要寫的總結專在那里，專的是否有理，專的是否有據，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結寫成一般性的總結。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進行。

三、突出經驗

寫總結的根本目的，不只是為了肯定成績和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經驗教訓，做好當前和今后的工作。這種目的，要求我們在寫總結中，不能滿足于把成績講夠、把問題找準、把措施定好，應該在總結經驗上多動腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結里面只總結出一條有普遍指導意義的經驗，也是成功的。我感到寫好經驗總結，要把握好以下三點。

(一)要有精巧的構思。開好頭、結好尾、突出中間，這是寫好經驗總結的基本要求。古人作樂府詩，講究“鳳頭、豬肚、豹尾”，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實飽滿，結尾要像豹尾一樣威風有力。我認為，這個原則同樣適用于我們寫工作總結。要竭盡全力把情況部分寫得很漂亮，把經驗部分寫得很充實(飽滿)，把措施部分寫得很有力。

(二)要廣泛占有資料。寫好一個單位、部門或組織的經驗總結，必須充分占有資料。起碼要掌握四個方面的內容：一是要準確掌握在該階段內做了哪些主要工作，每項工作的起止時間、發展過程，哪些工作做得較好，哪些工作做得一般，哪些工作做得較差。二是要詳細了解在該階段工作中，面臨的背景情況，利弊條件，遇到的矛盾，解決這些矛盾和問題采取了什么辦法和措施，有什么成效，有什么經驗教訓。三是要清楚有哪些能說明工作成效、經驗教訓的典型事例，精確數據，群眾語言和意見及建議，各級的評價等。四是洞悉當前的工作存在什么問題和原因，哪些是帶傾向性的問題，哪些是一般性的問題，哪些是老問題，哪些是新問題。

(三)要搞好“結合”。能否利用占有的資料說明經驗，關鍵在于“結合”得怎么樣。無論是圍繞觀點選擇事例，還是圍繞事例得出觀點，都應做到事例和觀點的有機結合，從理論和實踐的結合上說明經驗。這是寫好經驗總結的基本功。因為，半年和年終工作總結，內容全面，材料充分。在寫作過程中，往往這也不想丟，那也不想砍，搞不好，很容易寫成觀點加事例，形成材料堆砌，“經驗寫不深，靠事例取勝”的結果，這是我們在寫總結中常犯的毛病。凡是質量高的經驗總結，都是觀點和材料結合得比較好，這是寫經驗總結的普遍規律。“結合”的方法各有所好，各有所長，各有高招。有的喜歡先提出觀點，然后用材料說明觀點;有的喜歡先講事例，而后從對事例的分析中引出道理;有的喜歡邊敘述材料，邊提出觀點;有的喜歡在一份總結中，多種“結合”方法交替運用。不管采用哪一種“結合”方法，都要防止和避免把兩結合片面寫成了觀點加事例。所謂兩結合，不是講兩并列，更不是兩相加，而是要求選用的事例和提出的觀點，都有著直接的內在聯系。衡量兩者是否結合好了，不僅要看是否把觀點和材料粘貼到了一起，更要看是否在分析論證的過程中，把兩者內在的聯系正確地揭示出來，得出了規律性的結論和認識，反映出事物的本質。

四、綜合分析

占有資料之后，我們不能、也不應該把所了解到的資料全部用到總結里面去，這就需要搞好綜合分析。

一是從上面向下面看，看對不對。

二是從外面向里面看，看新不新。

三是從全局向局部看，看有沒有指導性。